Comunicaciones
El buzón de facturas
Una dirección de correo del despacho a la que los proveedores mandan sus facturas, y que las convierte en gastos.
Qué es
Que las facturas lleguen solas.
El buzón de facturas da al despacho una dirección de correo única a la que los proveedores envían sus facturas. Lo que entra por ahí se procesa automáticamente y se convierte en un gasto, sin que nadie tenga que descargar el adjunto y volverlo a subir.
Para que no entre cualquier cosa, el buzón trabaja con una lista de remitentes autorizados. Y si hace falta, se puede desactivar temporalmente.
Paso a paso
Usar el buzón.
Abre el buzón
Está en el menú lateral, dentro del bloque de finanzas. Ahí se ven las facturas recibidas.
Pasa a los gastos
Desde el propio buzón se salta al listado de gastos creados a partir de las facturas que han llegado.
Revisa el inbox de gastos
Cada gasto muestra su importe, su estado y el nivel de confianza de la lectura, y se puede filtrar por estado, proveedor y fecha.
Desactívalo si hace falta
El buzón se puede desactivar temporalmente desde su vista principal, y volver a activarlo cuando convenga.
Preguntas frecuentes
Lo que nos preguntan de esto.
¿Cómo se autoriza a un proveedor a enviar facturas al buzón?
Desde la lista de remitentes autorizados de la vista principal del buzón, añadiendo la dirección de correo electrónico desde la que ese proveedor envía sus facturas.
¿Qué pasa si una factura no se procesa bien?
Conviene comprobar que el remitente esté autorizado y que el formato de la factura sea compatible. Las facturas también se pueden subir a mano desde el inbox de gastos.
¿Se puede recibir un aviso cuando llega una factura nueva?
Sí. Plea permite configurar notificaciones para avisar de las facturas nuevas; la opción se activa en la configuración de la cuenta.
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