Gestión del despacho

Cómo migrar expedientes a un software de gestión 2026

Migrar los expedientes a un software de gestión significa exportar los datos del programa o del Excel actual, mapear cada campo (número de expediente, NIG, plazos, notificaciones) y validarlos en el nuevo sistema antes de dar de baja el anterior. El riesgo real no es perder documentos: es perder el cómputo de un plazo procesal activo durante el cambio.

Equipo de Plea Publicado el 6 de septiembre de 2026 6 minutos de lectura

TL;DR

Migrar expedientes a un software de gestión exige exportar, mapear campos y validar plazos antes de dar de baja el sistema antiguo.
La documentación de prevención de blanqueo de capitales se conserva 10 años (art. 25 Ley 10/2010) y el resto al menos 5 años (art. 1964 CC).
El registro de notificaciones LexNet dentro del expediente se migra guardando el PDF y la fecha de recepción de cada notificación.
Una brecha de seguridad durante la migración se notifica a la AEPD en 72 horas (art. 33 RGPD).
Plea permite subir el PDF de una demanda y generar el expediente, con veinte módulos e IA incluidos desde la base mensual.

10 años: Conservación por blanqueo de capitales · Art. 25 Ley 10/2010
5 años: Prescripción responsabilidad civil · Art. 1964 Código Civil
72 horas: Notificar brecha de datos a la AEPD · Art. 33 RGPD

Por qué importa migrar bien los expedientes

Un expediente mal migrado no pierde solo un documento: pierde el cómputo de un plazo. Si el nuevo sistema no importa correctamente la fecha de una notificación, el despacho puede perder un recurso sin darse cuenta hasta que ya es tarde.

La migración también toca la gestión documental del despacho: quién sube cada PDF, dónde queda archivado y quién puede consultarlo después. En 2026, con la factura electrónica y Verifactu ya exigibles en muchos despachos, migrar expedientes y migrar facturación suelen ir de la mano, aunque no tienen por qué hacerse el mismo día.

Cómo migrar los expedientes de tu despacho a un software de gestión

El proceso se hace en fases, no de golpe. Este orden reduce el riesgo de perder un plazo:

Exporta los datos del sistema actual (Excel, PDF escaneado o el programa anterior) en un formato abierto: CSV para tablas, ZIP para documentos.
Clasifica los expedientes abiertos y cerrados antes de migrar, priorizando los que tienen un plazo procesal activo en las próximas semanas.
Mapea los campos: número de expediente, NIG, cliente, contraparte, procurador, fecha de apertura y plazos pendientes.
Sube la documentación al nuevo software, expediente por expediente o mediante carga masiva si el proveedor lo permite.
Valida que los plazos y las notificaciones se han importado correctamente antes de dar de baja el sistema anterior.
Conserva una copia del sistema antiguo durante el periodo de conservación legal que corresponda a cada expediente (ver la tabla siguiente).

Subir el PDF de una demanda para generar el expediente automáticamente ahorra el paso de mapeo manual en los casos activos, pero no sustituye la validación del punto 5: revisa siempre que el plazo se haya calculado bien.

Qué expedientes migrar primero: abiertos, cerrados y archivados

No todos los expedientes pesan igual en la migración. Esta tabla ordena la prioridad:

Tipo de expediente	Prioridad	Qué comprobar
Abiertos con plazo procesal activo	Alta	Plazos, NIG, últimas notificaciones
Abiertos sin plazo inminente	Media	Documentación completa, contraparte, procurador
Cerrados hace menos de 5 años	Media	Fecha de cierre, posible reclamación (art. 1964 CC)
Cerrados hace más de 10 años sin relación con blanqueo de capitales	Baja	Archivo o eliminación conforme al principio de minimización del RGPD

Los expedientes con plazo activo van primero porque un error de importación ahí tiene coste inmediato. Los archivados de hace más de 10 años pueden esperar o incluso quedarse fuera de la migración si ya superaron el plazo de conservación del artículo 25 de la Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo.

Por qué la migración varía de un despacho a otro

Volumen de expedientes acumulados: un despacho con miles de expedientes activos tarda más que uno con decenas.
Formato de origen: papel escaneado exige más trabajo de clasificación que un Excel ya estructurado.
Número de abogados que llevan expedientes: cada abogado necesita revisar los suyos antes de dar por cerrada la migración.
Notificaciones pendientes de vincular: si hay notificaciones LexNet sin asociar a un expediente, hay que resolverlo antes de migrar.
Especialización del despacho: un despacho concursal o penalista maneja plazos distintos a uno mercantil, y eso condiciona qué se prioriza.
Si el despacho tiene varias sedes: coordinar la migración entre sedes añade una fase de validación cruzada.

¿Cuánto tiempo hay que conservar los expedientes tras migrarlos a un software de gestión?

Debes conservar la documentación relacionada con prevención de blanqueo de capitales durante 10 años, conforme al artículo 25 de la Ley 10/2010, de 28 de abril. Para el resto de expedientes, conserva la documentación mínima durante 5 años, el plazo de prescripción de las acciones personales del artículo 1964 del Código Civil tras la reforma de la Ley 42/2015, aplicable a una posible reclamación de responsabilidad civil profesional.

¿Qué pasa con las notificaciones LexNet antiguas al migrar de programa?

El registro de notificaciones LexNet dentro del expediente conserva la fecha de recepción y el documento asociado, pero entrar en LexNet exige siempre tu certificado electrónico: ese paso no lo automatiza ningún software. Al migrar, guarda el PDF de cada notificación junto con su fecha de recepción para que el nuevo expediente mantenga el cómputo del plazo, tal y como exige el registro de notificaciones LexNet dentro del expediente.

¿Hay que notificar algo si se produce un fallo de seguridad durante la migración?

Sí: si la migración provoca una violación de seguridad con datos personales, el artículo 33 del Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) obliga a notificarlo a la Agencia Española de Protección de Datos en un plazo máximo de 72 horas desde que se tiene conocimiento del incidente.

Migrar a Plea: qué cambia en la práctica

En Plea, subir el PDF de una demanda genera el expediente sin necesidad de rellenar el mapeo campo por campo para casos nuevos; para el histórico migrado, el mapeo manual descrito arriba sigue siendo necesario. El modelo comercial parte de una base mensual por despacho que incluye el producto completo y un abogado; cada abogado adicional que lleva expedientes ocupa un asiento con precio marginal decreciente por tramos, como una escalera de IRPF. Procuradores y equipo tienen un precio propio más bajo, y los becarios no pagan.

No hay cobro por expedientes migrados, por clientes ni por almacenamiento: los veinte módulos y la IA están incluidos desde el primer día, y se activan en Ajustes sin cambiar de plan ni de precio. La implantación también se publica. La factura exacta para cada despacho se calcula con la calculadora de /precios.

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Una última cosa

Muchos despachos migran solo los expedientes abiertos y dejan el archivo histórico en el programa antiguo durante los 10 años que exige el artículo 25 de la Ley 10/2010. Mantener ambos sistemas activos en paralelo, aunque parezca redundante, evita perder el cómputo de un plazo si algo falla en la carga masiva del histórico.

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Las normas citadas

Están aquí juntas para que se puedan comprobar sin releer el artículo. Si alguna cambia, se corrige arriba y se anota la fecha de revisión.

Lo que nos preguntan sobre esto

¿Cómo migro los expedientes de Excel a un software de gestión?

Exporta el Excel a CSV, mapea cada columna con el campo equivalente (número de expediente, NIG, cliente, plazo) y súbelo por carga masiva o expediente por expediente. Valida los plazos antes de dar de baja la hoja de cálculo.

¿Se pierden los plazos procesales al cambiar de programa de gestión?

No, si validas cada plazo importado antes de dar de baja el sistema antiguo. El riesgo está en no revisar el cómputo tras la migración, no en el cambio de programa en sí.

¿Cuánto tarda la migración de expedientes a un software de gestión?

Depende del volumen de expedientes y del formato de origen. Un despacho con datos ya en Excel migra más rápido que uno que parte de papel escaneado.

¿Qué pasa con los expedientes cerrados hace más de 10 años?

Si no están relacionados con prevención de blanqueo de capitales, ya han superado el plazo del artículo 25 de la Ley 10/2010 y pueden archivarse o eliminarse conforme al principio de minimización del RGPD.

¿Puedo migrar el registro de notificaciones LexNet dentro del expediente?

Sí, guardando el PDF y la fecha de recepción de cada notificación junto al expediente. Entrar en LexNet para descargar notificaciones nuevas sigue exigiendo tu certificado electrónico.

¿Necesito migrar toda la facturación al mismo tiempo que los expedientes?

No necesariamente, pero conviene por compatibilidad con Verifactu. Puedes migrar expedientes primero y facturación en una segunda fase.

¿Cómo sé si mi despacho está listo para migrar a un software con IA incluida?

Cuando los expedientes están clasificados en abiertos y cerrados y los plazos identificados, la migración a un software con módulos e IA incluidos, como Plea, no exige cambiar de plan según el volumen.

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