Cada documento debe quedar dentro de su expediente

Qué distingue un archivo de una gestión documental jurídica

Una carpeta ordenada guarda documentos. Un sistema jurídico conecta el documento con las partes, el procedimiento, los plazos, las horas y la facturación. Esa relación evita que una notificación quede separada de la fecha que activa o que una minuta pierda el asunto que la originó.

En Plea, partes, escritos, plazos, horas y facturas cuelgan del mismo caso. Al subir el PDF de una demanda, el sistema propone el órgano, el número de autos, el NIG, el tipo de procedimiento, los plazos y los señalamientos. Cada dato se revisa antes de quedar confirmado.

El expediente nace del documento

Subes el PDF de la demanda y sale el expediente. La diferencia está en conservar la fuente: el órgano, los autos y las fechas deben quedar acompañados por la línea del documento de la que proceden. Un PDF de 24 páginas deja de ser una pieza aislada y pasa a ser la base verificable del asunto.

La ficha debe admitir búsquedas por:

• Cliente y parte contraria.
• Número interno del expediente.
• Número de autos.
• NIG.
• Órgano judicial.
• Área y fase procesal.

Si el documento llega escaneado, el reconocimiento de texto debe mantener la referencia al original. La extracción ayuda a clasificar; el documento original sigue siendo la fuente que revisa el abogado.

Documentos y plazos deben viajar juntos

El artículo 135.1 de la Ley de Enjuiciamiento Civil permite presentar escritos electrónicamente todos los días del año durante las 24 horas. El artículo 404 de la misma ley fija 20 días hábiles para contestar la demanda en el juicio ordinario. Por eso una gestión documental jurídica no puede separar el escrito presentado, su resguardo y el vencimiento que genera.

El expediente debe mostrar, en la misma secuencia:

1. El documento recibido o presentado.
2. La fecha y hora del acto.
3. El plazo propuesto.
4. La norma y el artículo aplicados.
5. El calendario del órgano judicial.
6. La confirmación o corrección del profesional.

La fecha sin documento impide comprobar el origen. El documento sin fecha impide controlar el procedimiento.

Registro de notificaciones LexNet dentro del expediente

La formulación exacta es registro de notificaciones LexNet dentro del expediente. La notificación se vincula mediante órgano, autos y NIG, y queda junto al plazo y a la persona responsable del asunto.

El artículo 151.2 de la Ley de Enjuiciamiento Civil establece una regla específica para los actos de comunicación con los servicios de notificaciones organizados por los Colegios de Procuradores: se tienen por realizados al día siguiente hábil de la fecha de recepción que conste en la diligencia o resguardo. Esa fecha debe conservarse con la notificación; no basta con escribir el vencimiento en una agenda separada.

Versiones, permisos y trazabilidad

Un documento procesal pasa por borrador, revisión, firma y presentación. La gestión documental debe distinguir cada estado sin sobrescribir el anterior. También debe registrar quién accedió, quién cambió un dato y cuándo se produjo el cambio.

El artículo 5.1.f del Reglamento General de Protección de Datos exige integridad y confidencialidad. Su artículo 32 obliga a aplicar medidas técnicas y organizativas adecuadas al riesgo. Plea publica cifrado en tránsito y en reposo, copias de seguridad diarias y registro de accesos por usuario.

Para comprobar el sistema, usa un documento de al menos 312 KB, cambia su estado y revisa si el historial conserva:

• Archivo original.
• Versión posterior.
• Usuario responsable.
• Fecha y hora.
• Expediente vinculado.
• Permiso de acceso.

Facturas y documentos del mismo asunto

La hoja de encargo, la provisión de fondos, los suplidos, la minuta y las facturas rectificativas pertenecen al expediente. Cuando se guardan fuera, el cierre exige reconstruir qué se pactó, qué se adelantó y qué se cobró.

Plea conecta facturación compatible con Verifactu y contabilidad por partida doble con el asunto. El documento económico conserva el cliente, el expediente y el hecho que origina el asiento. La obligación de adaptar los sistemas al Real Decreto 1007/2023 llega el 1 de enero de 2027 para contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto, según la disposición final cuarta vigente del real decreto.

Cómo se calcula el precio

El modelo parte de una base mensual por despacho con el producto completo y un abogado. Cada abogado que lleva expedientes ocupa un asiento con precio marginal decreciente por tramos. Procuradores y equipo tienen un precio propio más bajo; los becarios no pagan.

No hay cobro por expedientes, clientes, almacenamiento ni capacidad. Los veinte módulos y la IA están incluidos, y cualquier módulo se activa en Ajustes sin cambiar de plan ni de precio. La implantación está publicada. La calculadora de precios devuelve la factura exacta del despacho.

Prueba de aceptación para el despacho

Antes de migrar, ejecuta esta prueba con un expediente real:

1. Sube una demanda de 24 páginas.
2. Comprueba órgano, autos, NIG y partes.
3. Busca el expediente por tres campos distintos.
4. Vincula una notificación y revisa su resguardo.
5. Comprueba un plazo de 20 días hábiles con su artículo.
6. Añade una factura y revisa el asiento que genera.
7. Abre el historial y verifica usuario, fecha y versión.