CRM para abogados de startups y venture capital

TL;DR

• Un crm para abogados de startups centraliza expediente, cap table y plazos registrales en un solo lugar.
• El Registro Mercantil califica e inscribe en quince días hábiles según el art. 18.2 del Código de Comercio.
• La Ley 28/2022 exime hasta 50.000 euros anuales en stock options entregadas por empresas emergentes.
• Una empresa emergente tiene como máximo 5 años de antigüedad, o 7 en biotecnología, energía o industria (art. 3, Ley 28/2022).
• Plea genera el expediente al subir el PDF de la escritura o la demanda, sin plantilla manual previa.

15 días hábiles

Calificación e inscripción registral · Art. 18.2 Código de Comercio

50.000 €

Exención anual en stock options · Art. 42.3.f) LIRPF

5 años

Antigüedad máxima empresa emergente · Art. 3, Ley 28/2022

Por qué el CRM importa para el despacho que lleva startups y venture capital

Un despacho mercantilista generalista lleva expedientes que avanzan de forma más o menos lineal. El despacho que asesora startups y fondos de venture capital lleva varias operaciones abiertas a la vez —constitución, ampliación de capital, entrada de un inversor, plan de stock options— y cada una tiene su propio reloj legal.

Esa simultaneidad es la que hace crítico un CRM para abogados mercantilistas adaptado a operaciones societarias: si el registrador mercantil tarda quince días hábiles en calificar e inscribir según el art. 18.2 del Código de Comercio, y hay tres rondas cerrando el mismo trimestre, el margen de error desaparece.

Además, la Ley 28/2022, de fomento del ecosistema de empresas emergentes, fija en su art. 3 que una empresa emergente tiene una antigüedad máxima de 5 años (7 años en sectores biotecnológico, energético o industrial) y una facturación no superior a 10 millones de euros. El despacho tiene que verificar esos límites en cada cliente antes de aplicar los beneficios fiscales de la norma, incluida la exención de 50.000 euros anuales en stock options del art. 42.3.f) de la Ley del IRPF.

Cómo estructurar el CRM para abogados de startups y venture capital paso a paso

La base es un expediente por operación, no un expediente por cliente. Un mismo fundador puede tener tres expedientes abiertos a la vez: la constitución, la ronda semilla y el plan de incentivos para el equipo.

Centraliza el pipeline de operaciones societarias

Antes de automatizar nada, el despacho necesita ver en un único sitio en qué fase está cada constitución, ronda o pacto de socios.

• Una hoja de cálculo con columnas por fase: due diligence, firma, notaría, inscripción.
• Un tablero tipo Kanban por operación, no por cliente.
• Una carpeta compartida por operación con subcarpetas fijas: NDA, term sheet, pacto de socios, escritura.
• Una columna de fecha límite ligada al asiento de presentación en el Registro Mercantil.

Controla los plazos de inscripción registral y de convocatoria

Los quince días hábiles del art. 18.2 del Código de Comercio y los quince días de antelación mínima para convocar junta general en la SL (art. 176 de la Ley de Sociedades de Capital) son los dos plazos que más operaciones retrasan cuando no se registran desde el primer día.

• Anota la fecha del asiento de presentación en cuanto se deposita en el Registro Mercantil.
• Marca la fecha límite de inscripción a los quince días hábiles siguientes.
• Calcula la antelación de convocatoria de junta desde la fecha de publicación del anuncio, no desde el envío del correo.
• En un expediente digital como el de Plea, el plazo se abre dentro del propio expediente y queda vinculado al documento que lo origina, sin depender de un calendario aparte.

Organiza el cap table y los pactos de socios por expediente

Cada ronda modifica el cap table. Si las versiones viven fuera del expediente, el despacho acaba comparando PDFs a mano antes de cada cierre.

• Guarda cada versión del cap table con fecha y ronda asociada.
• Vincula el pacto de socios vigente al expediente de la operación que lo generó, no a un expediente genérico del cliente.
• Separa las cláusulas de liquidación preferente y anti-dilución en un documento de referencia rápida.
• En Plea, los documentos de cada operación quedan dentro del mismo expediente que las notas y los plazos, así que no hace falta cruzar carpetas para reconstruir el histórico de una ronda.

Automatiza la captación de leads de fundadores

Los fundadores llegan por referidos, aceleradoras o eventos de venture capital, y el seguimiento manual pierde contactos con la misma facilidad que pierde plazos.

• Formulario de contacto en la web del despacho con campo de fase de la startup (idea, semilla, serie A).
• Alertas automáticas cuando un lead no recibe respuesta en 48 horas.
• Registro del origen del lead (evento, referido, web) para medir qué canal trae operaciones reales.

Esto conecta directamente con automatizar la captación de leads en un despacho de abogados: sin ese primer filtro, el despacho de startups dedica horas de socio a conversaciones que no llegan a expediente.

Guarda las escrituras y pactos firmados en el expediente correcto

Una vez firmada la escritura de constitución o la ampliación de capital, el documento final tiene que quedar dentro del expediente de esa operación, no en una carpeta de «firmados» sin clasificar.

• Sube el PDF firmado al expediente el mismo día de la firma.
• Enlaza la escritura con el asiento de presentación correspondiente.
• Marca la fecha de inscripción efectiva cuando llega la calificación del Registro Mercantil.

Factura por iguala o por horas ajustada al ciclo de vida de la startup

Una startup en fase semilla no factura igual que una que acaba de cerrar una serie A. El despacho que mezcla ambos modelos sin trazabilidad pierde margen en la operación que más horas consume.

• Registra el tiempo por expediente, no por cliente, para saber qué operación es rentable.
• Aplica tarifa por iguala en el acompañamiento recurrente y por horas en operaciones puntuales como una ronda.
• Revisa trimestralmente si el volumen de horas de una startup en crecimiento justifica cambiar de modelo.

Este modelo mixto es el mismo que se describe en software de gestión para despachos que facturan por igualas, aplicado aquí a clientes cuyo volumen de trabajo cambia de mes a mes según la fase de financiación.

Comparativa de modelos para gestionar un despacho de startups y venture capital

Un despacho que lleva startups y venture capital necesita el plazo, el documento y la factura en el mismo expediente; separarlos en tres sistemas es la causa más común de un plazo perdido.

Errores comunes del despacho que lleva startups y venture capital

• Llevar el cap table en un Excel paralelo al expediente, sin control de qué versión es la vigente antes de una nueva ronda.
• No anotar el día exacto del asiento de presentación y descubrir tarde que los quince días hábiles del art. 18.2 del Código de Comercio ya han pasado.
• Aplicar la exención de 50.000 euros en stock options sin comprobar antes si el cliente cumple los requisitos de empresa emergente del art. 3 de la Ley 28/2022.
• Mezclar NDAs y pactos de socios de distintos fundadores en la misma carpeta compartida.
• No dejar constancia del registro de notificaciones LexNet dentro del expediente cuando una startup entra en un litigio societario o un procedimiento concursal derivado de una ronda fallida.

Sube el PDF y genera el expediente

Cada operación societaria con su plazo, su documento y su factura en un mismo expediente.

[Ver Plea](/)

Una cosa más

El dato que más despachos de startups pasan por alto no es un plazo procesal, es un plazo fiscal: la exención de 50.000 euros anuales en stock options del art. 42.3.f) de la Ley del IRPF solo aplica mientras la empresa siga cumpliendo los requisitos de empresa emergente del art. 3 de la Ley 28/2022. Si la startup supera los 10 millones de euros de facturación a mitad de año, el beneficio deja de aplicar a las entregas posteriores, no solo a las futuras rondas.

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