Software de gestión de referidos entre abogados

TL;DR

• El software referidos entre abogados debe ayudarte a distinguir la recomendación del expediente aceptado.
• Plea encaja cuando una demanda recibida por recomendación debe convertirse en expediente con plazos, facturación y contabilidad.
• Antes de compartir datos personales, identifica la finalidad y una base jurídica conforme al artículo 6 del RGPD.
• Registra el origen del asunto, comprueba posibles conflictos y comunica al cliente cómo se tratarán sus datos.

Por qué importa en un despacho de abogados

Una recomendación puede llegar con un nombre y un teléfono o con documentos sobre el conflicto. No son situaciones equivalentes. El artículo 5.1.c del Reglamento general de protección de datos (RGPD) exige que los datos personales sean adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario para la finalidad del tratamiento. Pide primero la información necesaria para decidir si procede estudiar el asunto; solicita el resto cuando corresponda.

Tampoco confundas tres decisiones: recibir el contacto, aceptar el encargo y abrir el expediente. Antes de aceptar, identifica a las partes y revisa el posible conflicto de intereses. La gestión de conflictos de interés en el despacho merece una comprobación propia: un contacto recomendado no se convierte automáticamente en cliente.

En 2026, una hoja que solo anota quién recomendó a quién no basta para seguir un asunto procesal. Necesitas saber qué recibió el despacho, qué decisión tomó y qué ocurrió después, sin dar acceso indiscriminado a los documentos. El artículo 5.1.f del RGPD exige tratar los datos con seguridad adecuada, incluida la protección frente a accesos no autorizados.

Cómo gestionar referidos entre abogados

Registra la recomendación sin abrir todavía el expediente

Empieza por una ficha mínima, incluso si hoy trabajas con una hoja compartida. Separa la identidad del profesional que deriva el contacto de la información del posible cliente. Esa separación evita que una recomendación se confunda con un asunto ya contratado.

El artículo 5.1.b del RGPD exige fines determinados, explícitos y legítimos; el artículo 5.1.c exige limitar los datos a lo necesario. En 2026, aplica ambos criterios desde la primera llamada: anota para qué recibes cada dato y evita copiar documentación completa antes de saber quién debe revisarla.

• Anota la fecha de recepción y el abogado que hizo la recomendación.
• Registra un medio de contacto y una descripción breve del asunto.
• Identifica al responsable interno de valorar la entrada.
• Deja el estado como pendiente, aceptado o no aceptado.

Comprueba partes y acceso antes de circular documentos

El siguiente paso no es repartir el relato entre todo el equipo. Identifica las partes relevantes para la revisión interna y limita quién puede ver la información recibida. Si el asunto no se acepta, aplica la política de conservación que corresponda a esa finalidad; el artículo 5.1.e del RGPD exige no conservar datos identificables más tiempo del necesario.

El artículo 32 del RGPD obliga a aplicar medidas de seguridad adecuadas al riesgo. En una derivación, eso exige pensar tanto en el archivo adjunto como en el correo que lo acompaña. La revisión interna debe quedar distinguida de la gestión posterior del expediente.

• Identifica cliente potencial, contraparte y otras partes conocidas.
• Designa quién revisa el posible conflicto.
• Restringe la circulación de documentos a quienes intervienen en la valoración.
• Documenta la decisión antes de asignar el asunto.

Explica el tratamiento de datos al contacto

Que otro abogado facilite un contacto no resuelve por sí solo la base jurídica del tratamiento. El artículo 6.1 del RGPD exige identificar una base aplicable; no presupongas que toda recomendación equivale a consentimiento. Registra cómo llegaron los datos y para qué vas a utilizarlos.

Cuando obtienes los datos directamente de la persona, la información exigida se rige por el artículo 13 del RGPD. Si llegan de otro profesional, revisa el artículo 14: su apartado 3 fija, con carácter general, un plazo máximo de 1 mes desde la obtención y exige informar antes si estableces comunicación con la persona dentro de ese periodo. Comprueba también las excepciones del artículo 14.5 antes de aplicarlas.

• Identifica si los datos llegaron del cliente o del profesional que lo recomendó.
• Define la finalidad y la base jurídica antes de ampliar el tratamiento.
• Prepara la información sobre responsable, finalidad y derechos aplicables.
• Registra cuándo y por qué medio se facilitó esa información.

Convierte el asunto aceptado en expediente

Plea es para despachos que convierten demandas recibidas por recomendación en expedientes con plazos, facturación y contabilidad. Subes el PDF de la demanda y sale el expediente. La gestión del despacho con Plea entra aquí: después de decidir que aceptarás el asunto, no mientras una recomendación siga pendiente de valoración.

En 2026, conserva la distinción entre origen comercial y trabajo jurídico. El nombre del abogado que recomendó el contacto explica cómo llegó el asunto; los documentos, plazos y actuaciones describen lo que debe hacerse. Si interviene un procedimiento, revisa sus datos identificativos, incluido el NIG cuando corresponda, antes de trabajar con el expediente.

• Confirma quién es el cliente y qué encargo se ha aceptado.
• Incorpora la demanda y la documentación necesaria para el asunto.
• Asigna un abogado responsable de los expedientes que lleva.
• Revisa plazos y actuaciones a partir de los documentos del caso.
• Mantén localizable el origen de la recomendación sin confundirlo con el cliente.

Ordena la comunicación entre el abogado remitente y el despacho

Una derivación no da al profesional remitente acceso general al expediente. Define qué comunicación necesita cada persona para la finalidad acordada y limita el contenido a esa finalidad. El artículo 5.1.c del RGPD exige minimizar los datos; el artículo 5.1.f exige protegerlos frente a accesos no autorizados.

Si el cliente pregunta quién recibió su información, debes poder explicar el recorrido documentado. El artículo 15 del RGPD regula el derecho de acceso a los datos personales, y el artículo 12.3 establece 1 mes para responder a una solicitud de derechos, con una posible ampliación de 2 meses cuando sea necesario por su complejidad o número, siempre que se informe de la ampliación dentro del primer mes.

• Define qué datos necesita conocer el profesional que hizo la recomendación.
• Separa el acuse de recibo de cualquier comunicación sobre el contenido del asunto.
• Anota quién autorizó una comunicación y con qué finalidad.
• Conserva el registro de solicitudes del cliente sobre sus datos.

Compara el método de seguimiento con el trabajo real

No elijas una herramienta por la etiqueta «referidos». Examina el paso que viene después: identificación del contacto, aceptación, expediente y seguimiento. Una hoja sirve para ordenar una lista corta de entradas; una ficha separada del expediente exige mantener ambos registros al día. En 2026, la comparación útil es cuánto trabajo de registro exige cada método y qué información necesita cada persona.

Si el despacho plantea construir una herramienta propia, el coste de desarrollar una plataforma SaaS forma parte de esa decisión, pero no sustituye la definición previa de datos, responsables y accesos. El artículo 32 del RGPD exige medidas de seguridad adecuadas al riesgo con independencia de cómo se haya desarrollado la herramienta.

• Recorre un asunto real desde la recomendación hasta su aceptación.
• Comprueba si puedes distinguir contactos pendientes de expedientes abiertos.
• Identifica quién debe consultar cada tipo de información.
• Cuenta los registros que tu equipo tendría que actualizar en cada cambio.

Revisa facturación y cierre sin alterar el origen del asunto

Cuando el encargo ya está aceptado, la facturación y la contabilidad pertenecen al seguimiento del despacho, no a la decisión inicial sobre la recomendación. Plea incluye facturación compatible con Verifactu y contabilidad por partida doble. También permite mantener el registro de notificaciones LexNet dentro del expediente cuando ese registro corresponda al asunto.

En 2026, el origen del contacto sigue siendo un dato de contexto. No conviertas la identidad del profesional que recomendó el caso en una instrucción automática sobre la factura, el acceso al expediente o el destino de la documentación. Mantén cada decisión vinculada al encargo y a las personas que intervienen en él.

• Comprueba los datos de facturación del encargo aceptado.
• Separa el seguimiento del cobro del registro de procedencia del contacto.
• Revisa quién conserva acceso a la documentación al cerrar el asunto.
• Aplica al dato de origen el plazo de conservación que corresponda a su finalidad.

Qué opción encaja con tu forma de trabajar

La comparación no depende de una etiqueta comercial. Depende de si necesitas registrar solo la entrada o también llevar el asunto que nace de ella. Ninguna opción elimina la obligación de identificar la base jurídica del tratamiento conforme al artículo 6.1 del RGPD ni la de aplicar medidas de seguridad adecuadas conforme al artículo 32.

Plea cobra por profesional y mes, con el mismo importe para el abogado y para el procurador, en Plea Essential y en Plea Complete, de uno a tres profesionales; desde cuatro, el plan es Plea Firm, con una escalera marginal. La persona de equipo tiene una tarifa propia más baja y los becarios no pagan, hasta uno por profesional. No hay cobro por expedientes, clientes, almacenamiento ni capacidad. La IA tiene su cupo al mes por profesional, y los complementos se encienden y se apagan cuando se quiera. La puesta en marcha está publicada. Para conocer la factura de un despacho concreto, utiliza la calculadora de precios.

Errores frecuentes al gestionar referidos entre abogados

• Tratar la recomendación como un encargo aceptado. Primero comprueba partes, alcance y decisión interna. El origen del contacto no sustituye la aceptación del asunto.
• Recibir el expediente completo antes de definir su finalidad. El artículo 5.1.c del RGPD exige limitar los datos personales a lo necesario. Pide la documentación que corresponda en cada fase.
• Suponer que el abogado remitente puede consultar todo el caso. El artículo 5.1.f del RGPD exige proteger los datos frente a accesos no autorizados. Define qué información debe recibir cada interviniente.
• Olvidar que los datos llegaron de un tercero. El artículo 14 del RGPD regula la información que debe facilitarse cuando los datos no se obtienen del interesado, con los plazos y excepciones previstos en ese mismo artículo.
• Borrar el origen al abrir el expediente. Conserva el contexto necesario para explicar cómo llegó el asunto, sujeto al principio de limitación del plazo de conservación del artículo 5.1.e del RGPD.

Un último detalle

En 2026, el dato más útil de una recomendación no es una etiqueta de procedencia: es la decisión documentada entre contacto recibido y asunto aceptado. Si esa decisión no queda clara, también se vuelve difícil explicar por qué conservas los datos, quién podía consultarlos y cuándo comenzó el trabajo jurídico. El artículo 5.2 del RGPD exige poder demostrar el cumplimiento de los principios de tratamiento.

Guías relacionadas

• Cómo gestionar los cobros del despacho
• Cómo archivar expedientes cerrados
• Cómo gestionar los plazos procesales