Cómo archivar expedientes cerrados en tu despacho de abogados

TL;DR

• Archivar expedientes cerrados despacho exige clasificar, fechar el cierre y fijar el plazo de conservación según el tipo de acción.
• El Código Civil, tras la Ley 42/2015, fija en cinco años el plazo de prescripción de acciones personales sin plazo especial.
• Los despachos sujetos a la Ley 10/2010 de blanqueo de capitales conservan documentación durante diez años, según su artículo 25.
• La documentación contable se conserva seis años conforme al artículo 30 del Código de Comercio.
• Plea organiza el archivo dentro del propio expediente con la gestión documental incluida en Plea Essential.

5 años

Prescripción de acciones personales · Código Civil, art. 1964, tras Ley 42/2015

10 años

Conservación por blanqueo de capitales · Ley 10/2010, art. 25

6 años

Conservación de documentación contable · Código de Comercio, art. 30

Por qué importa archivar bien un expediente cerrado

Guardar todo indefinidamente incumple el principio de limitación del plazo de conservación del artículo 5.1.e) del RGPD. Destruir demasiado pronto expone al despacho a una reclamación de responsabilidad civil profesional si el cliente reabre el asunto dentro del plazo de prescripción.

El paso previo al archivo es cerrar un expediente correctamente: sin esa comprobación, se archivan expedientes con plazos procesales todavía vivos. En 2026, con la obligación de Verifactu ya activa para muchos despachos, la trazabilidad de cuándo se cerró y archivó cada expediente también sirve como prueba ante una inspección.

Cómo archivar expedientes cerrados en tu despacho de abogados

El archivo correcto sigue un orden fijo, no depende del tamaño del despacho:

1. Verificar el cierre. Confirmar que no quedan plazos procesales, recursos ni tasación de costas pendientes.
2. Clasificar. Por materia, cliente y fecha de cierre, no solo por número de expediente.
3. Fijar el plazo de conservación. Depende de la acción que originó el expediente, no es el mismo para todos.
4. Digitalizar y centralizar. La gestión documental del despacho debe permitir encontrar el expediente por cliente, materia o fecha sin buscar en carpetas físicas dispersas.
5. Bloquear los datos personales al cumplirse el plazo, en vez de eliminarlos de golpe, conforme al artículo 5.1.e) del RGPD.
6. Programar la destrucción o anonimización una vez pasado el periodo de bloqueo.

Plea mantiene el expediente y su documentación en un mismo lugar desde que se abre hasta que se archiva, con el módulo de gestión documental incluido desde Plea Essential.

Expedientes civiles y mercantiles: cinco años de conservación

El artículo 1964 del Código Civil, en su redacción dada por la Ley 42/2015, de 5 de octubre, fija en cinco años el plazo de prescripción de las acciones personales sin plazo especial. Antes de esa reforma el plazo era de quince años, así que un expediente civil cerrado en 2014 puede seguir bajo el régimen anterior según el régimen transitorio de la propia ley. Verdict: archiva el expediente civil, pero no lo destruyas hasta comprobar la fecha de nacimiento de la acción.

Expedientes sujetos a blanqueo de capitales: diez años de conservación

Los abogados son sujetos obligados por la Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo cuando intervienen en operaciones como compraventas inmobiliarias, gestión de fondos de clientes o constitución de sociedades. El artículo 25 de esa ley obliga a conservar la documentación durante diez años desde la finalización de la relación de negocios. Verdict: en estos expedientes, el plazo de diez años prevalece sobre el de cinco años del Código Civil.

Documentación contable y facturas: seis años de conservación

El artículo 30 del Código de Comercio obliga a conservar los libros, la correspondencia y los justificantes de la contabilidad durante seis años desde el último asiento. Esto afecta a las facturas emitidas dentro de cada expediente, algo relevante en 2026 con la obligación de Verifactu ya en vigor para la facturación electrónica. Verdict: separa la documentación contable del expediente jurídico si sus plazos no coinciden.

Por qué varía el plazo de archivo

Tipo de acción

personal, real o de otra naturaleza cambia el artículo del Código Civil aplicable.

Actividad sujeta a blanqueo de capitales

activa el plazo de diez años de la Ley 10/2010, art. 25, por encima del plazo civil general.

Naturaleza contable del documento

facturas y libros siguen el plazo de seis años del Código de Comercio, art. 30.

Riesgo de responsabilidad civil profesional del abogado

obliga a conservar el expediente completo, no solo la resolución final, mientras exista plazo abierto.

Normativa de protección de datos

exige bloquear los datos personales al vencer el plazo, en vez de destruirlos de inmediato, conforme al RGPD, art. 5.1.e).

¿Puedo destruir un expediente cerrado antes de que termine el plazo de prescripción?

No, destruir un expediente cerrado antes de que termine el plazo de prescripción de la acción que lo originó expone al despacho a no poder defenderse si el cliente reclama después. El plazo general es de cinco años según el artículo 1964 del Código Civil, salvo que aplique el plazo de diez años de la Ley 10/2010 sobre blanqueo de capitales.

¿Qué pasa con los datos personales del cliente tras el archivo?

Al vencer el plazo de conservación, los datos personales deben bloquearse en lugar de eliminarse de forma inmediata, conforme al artículo 5.1.e) del RGPD. El bloqueo mantiene los datos accesibles solo para responder ante una reclamación de responsabilidad, hasta que también prescriba esa posibilidad.

Organiza el archivo dentro del expediente

Gestión documental integrada en el expediente, incluida en Plea Essential.

[Ver gestión documental](/blog/gestion-documental-para-despachos-de-abogados)

Una última cosa

Un expediente civil cerrado antes de octubre de 2015 puede seguir bajo el plazo de prescripción de quince años que regía antes de la Ley 42/2015, no bajo los cinco años actuales. Revisa la fecha de nacimiento de la acción, no solo la fecha de cierre del expediente, antes de destruir cualquier archivo anterior a esa fecha.

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