Cómo automatizar los recordatorios de pago a clientes

TL;DR

• Automatizar los recordatorios de pago vincula cada aviso a la fecha de vencimiento de la factura, no a un calendario genérico.
• El plazo legal de pago entre empresas es de 30 días naturales desde la factura (art. 4 Ley 3/2004).
• Pasado ese plazo, el interés de demora suma 8 puntos al tipo del BCE (art. 7 Ley 3/2004).
• La reclamación registrada interrumpe la prescripción de 5 años del cobro de honorarios (arts. 1973 y 1964 CC).
• Plea genera la factura compatible con Verifactu y, con el complemento Automatizaciones, envía un correo, crea una tarea o lanza un aviso cuando la factura vence.

30 días naturales

Plazo legal de pago entre empresas · Art. 4 Ley 3/2004

8 puntos

Recargo del interés de demora · Art. 7 Ley 3/2004

5 años

Prescripción del cobro de honorarios · Art. 1964 Código Civil

Por qué automatizar los recordatorios de pago importa

Un despacho que reclama a mano pierde la fecha exacta de cada aviso, y esa fecha es la que cuenta para interrumpir la prescripción del artículo 1973 del Código Civil. Automatizar el recordatorio dentro del mismo sistema donde vive la factura evita ese problema: cada envío queda con fecha, canal y destinatario.

Esto no es solo cuestión de cobrar antes. La gestión de cobros mal registrada complica cualquier reclamación judicial posterior, porque el juzgado pide acreditar cuándo y cómo se reclamó. Un aviso automático sin rastro documental no sirve como prueba de interpelación bajo el artículo 1100 del Código Civil.

El objetivo del calendario de recordatorios es doble: presionar el cobro antes de que la deuda se enfríe y dejar constancia jurídica de cada intento, para que el interés de demora y la prescripción jueguen a favor del despacho y no en contra.

Cómo automatizar los recordatorios de pago a clientes

El calendario se construye sobre la fecha de vencimiento de cada factura, no sobre el día de emisión. Estos son los pasos, en orden:

1. Fija el vencimiento al emitir la factura. La fecha de expedición y el vencimiento tienen que quedar en el documento desde el primer momento, algo que exige cualquier facturación compatible con Verifactu.
2. Programa un aviso 3-5 días antes del vencimiento. Es un recordatorio suave, sin mención al interés de demora.
3. Programa un segundo aviso el día del vencimiento o al día siguiente. Aquí ya se informa de que, superado el plazo, se aplicará el recargo.
4. A partir del día 31, si el cliente es empresa o profesional, activa el interés de demora. El plazo de pago de 30 días naturales del artículo 4 de la Ley 3/2004 ya se ha agotado y la mora es automática por el artículo 5 de esa misma ley, sin necesidad de aviso adicional.
5. Registra cada envío en el expediente del cliente. Fecha, canal y contenido: es lo que acredita la reclamación si el asunto llega a los tribunales o si hace falta interrumpir la prescripción.
6. Escala tras el tercer aviso sin respuesta. Revisa si hay provisión de fondos pendiente o si toca iniciar la vía judicial de cobro.

Qué interés de demora se aplica si el cliente no paga a tiempo

El recargo depende de quién es el cliente. Entre empresas y profesionales, el artículo 7 de la Ley 3/2004 fija el interés de demora comercial sumando 8 puntos al tipo aplicado por el Banco Central Europeo a su operación de financiación más reciente, y ese tipo se actualiza cada semestre.

Con clientes particulares no aplica la Ley 3/2004, porque esa norma regula solo operaciones comerciales entre empresas o con administraciones. Con un particular rige el interés legal del dinero, que fija cada año la Ley de Presupuestos Generales del Estado, y la mora exige la interpelación del artículo 1100 del Código Civil salvo que el contrato de encargo ya señale una fecha cierta de pago.

Esta diferencia cambia el aviso que programas: para empresas basta con notificar que el recargo ya corre desde el día 31, porque la mora es automática; para particulares el aviso es la interpelación que activa la mora, así que su registro tiene un valor jurídico distinto.

Por qué cambia el calendario de recordatorios entre despachos

No todos los despachos necesitan el mismo esquema de avisos. Los factores que lo mueven son:

• Tipo de cliente. Empresa o particular decide si aplica la Ley 3/2004 o el régimen del Código Civil.
• Modalidad de facturación. Igualas mensuales, cuota litis o provisión de fondos generan calendarios distintos: una provisión pendiente se recuerda antes de emitir la factura final, no después.
• Volumen de expedientes activos. Un despacho con pocos clientes recurrentes puede automatizar menos pasos que uno que factura por igualas a decenas de empresas.
• Canal de contacto habitual con el cliente. Email, SMS o notificación en un portal cambian el tiempo de respuesta esperado antes de escalar.
• Política interna de recargos. Algunos despachos aplican el interés de demora desde el primer día de retraso; otros dan un margen de cortesía antes de activarlo.

¿Es legal aplicar el interés de demora automáticamente?

Sí, cuando el cliente es empresa o profesional: el artículo 5 de la Ley 3/2004 declara la mora automática al vencer el plazo de pago, sin necesidad de aviso previo ni intimación. Con particulares no es automático: el artículo 1100 del Código Civil exige que el despacho reclame el pago, salvo que el contrato ya fije una fecha de vencimiento cierta.

¿Cuánto tiempo tiene el despacho para reclamar una factura impagada?

El despacho tiene 5 años desde que la deuda es exigible, según el artículo 1964 del Código Civil tras la reforma de la Ley 42/2015 de 2015. Una reclamación extrajudicial documentada interrumpe ese plazo y lo reinicia por completo, conforme al artículo 1973 del mismo Código.

Cobra sin salir del expediente

Genera la factura compatible con Verifactu y programa el aviso de vencimiento en el mismo sitio.

[Ver Plea](/)

Si además necesitas calcular cuánto suma el interés de demora sobre una factura concreta, la calculadora de intereses judiciales resuelve la cuenta sin tener que aplicar la fórmula a mano cada vez. Y cuando el impago afecta a una provisión de fondos ya entregada, conviene revisar cómo gestionar la provisión de fondos de clientes antes de reclamar el resto del expediente.

Verifactu va en todos los planes de Plea, también en Plea Basic. El aviso de una factura vencida se monta con Automatizaciones, un complemento de Plea Essential que Plea Complete incluye: una regla que, al vencer la factura, envía un correo, crea una tarea o lanza un aviso.

Una última cosa

La mayoría de despachos automatiza el primer aviso y se olvida del más rentable: el que interrumpe la prescripción. Una reclamación documentada en el año 4 de una deuda de honorarios no acelera el cobro por sí sola, pero reinicia el plazo de 5 años del artículo 1964 del Código Civil por completo, gracias al artículo 1973. Programar ese aviso antes de que se cumpla el plazo es lo que separa una factura cobrable de una prescrita.

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