Facturación electrónica del despacho: expediente, registro y asiento

Verifactu y factura electrónica no son lo mismo

La factura electrónica regula el documento y su intercambio. El Real Decreto 1007/2023 regula los requisitos de los sistemas informáticos de facturación y la modalidad de sistemas de emisión de facturas verificables, conocida como Verifactu. Son dos obligaciones relacionadas, pero con objeto y calendario distintos.

La disposición final cuarta vigente del Real Decreto 1007/2023 fija estas fechas para tener adaptados los sistemas:

• 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades incluidos en el artículo 3.1.a.
• 1 de julio de 2027 para el resto de obligados del artículo 3.1.

Por tanto, no es correcto afirmar que Verifactu obligue a todos los despachos desde abril de 2026. El real decreto está en vigor, pero la fecha de adaptación del sistema depende del tipo de obligado tributario.

Qué exige el sistema de facturación

El artículo 8 del Real Decreto 1007/2023 exige integridad e inalterabilidad, trazabilidad, conservación, accesibilidad y legibilidad de los registros. El sistema debe encadenar la información y detectar alteraciones. Una factura emitida no se corrige borrando su rastro.

El circuito mínimo es:

1. Crear la factura con sus datos obligatorios.
2. Generar el registro de facturación.
3. Conservar la huella y el encadenamiento.
4. Relacionar una rectificativa o anulación con el registro anterior.
5. Mantener el acceso al histórico.
6. Llevar el hecho económico al asiento contable.

Plea ya genera el registro encadenado, la huella y el código QR conforme al Real Decreto 1007/2023. La factura queda bloqueada al emitirse y las correcciones se hacen mediante los registros correspondientes.

La factura debe nacer dentro del expediente

Un despacho factura honorarios, provisiones, suplidos y costas. Si la minuta nace fuera del expediente, después hay que reconstruir a qué asunto pertenece, qué hoja de encargo la sostiene y qué pagos se han recibido.

En Plea, el expediente reúne:

• Cliente y pagador.
• Hoja de encargo.
• Horas y actuaciones.
• Provisión de fondos.
• Gastos y suplidos.
• Minuta y factura.
• Cobros pendientes o parciales.
• Asiento contable.

La factura se genera desde el asunto y conserva ese vínculo. La contabilidad por partida doble registra el mismo importe sin volver a teclearlo.

Numeración y contenido de la factura

El artículo 6 del Real Decreto 1619/2012 exige número y, en su caso, serie correlativa, fecha de expedición, identificación de las partes, descripción de las operaciones, base imponible, tipo y cuota tributaria, entre otros datos.

El despacho debe definir por escrito cuándo usa series separadas. El artículo 6.1.a permite series específicas y las hace obligatorias en determinados supuestos. El programa debe impedir duplicados y saltos no explicados, y conservar el motivo de cada rectificación.

Provisión de fondos, suplidos y cobros

La gestión económica jurídica necesita separar conceptos. La provisión de fondos tiene saldo por cliente y expediente. Los suplidos deben quedar identificados y respaldados por su documento. Los cobros parciales no convierten la factura en cobrada por completo.

El control mensual debe responder:

• Cuánto se ha facturado por expediente.
• Qué provisión queda por aplicar.
• Qué suplidos están documentados.
• Qué facturas tienen cobro parcial.
• Qué importe sigue pendiente.
• Qué asiento generó cada factura.

La tasación de costas y las consignaciones también necesitan trazabilidad separada. El hecho de que estén dentro del mismo asunto no significa que tengan el mismo tratamiento contable.

Facturas rectificativas

El artículo 15 del Real Decreto 1619/2012 regula la factura rectificativa. Debe identificar la factura corregida y mantener su propia numeración dentro de una serie específica.

El flujo correcto conserva dos documentos y dos registros: el original y la rectificación. Sobrescribir el PDF original elimina la secuencia que la norma exige poder reconstruir.

Conservación y acceso

Los artículos 29.2.e y 66 de la Ley General Tributaria conectan el deber de conservar facturas y justificantes con el plazo general de prescripción de 4 años. El artículo 19 del Real Decreto 1619/2012 regula la conservación de facturas y otros documentos.

El despacho debe poder recuperar por fecha, cliente, NIF, número de factura y expediente:

• Factura original.
• Registro de facturación.
• Factura rectificativa, si existe.
• Justificante de cobro.
• Asiento contable.
• Documento del gasto o suplido.

Cómo se calcula el precio

Plea parte de una base mensual por despacho que incluye el producto completo y un abogado. Cada abogado que lleva expedientes ocupa un asiento con precio marginal decreciente por tramos. Procuradores y equipo tienen un precio propio más bajo; los becarios no pagan.

No se cobra por facturas, expedientes, clientes, almacenamiento ni capacidad. Los veinte módulos y la IA están incluidos, y cualquier módulo se activa en Ajustes sin cambiar de plan ni precio. La implantación está publicada. La calculadora de precios devuelve la factura exacta.

Prueba de aceptación

Antes de cambiar el sistema, completa este recorrido:

1. Crea una factura desde un expediente real.
2. Comprueba número, serie, NIF, fecha, base y cuota.
3. Emite y revisa el registro encadenado.
4. Registra un cobro parcial.
5. Aplica una provisión de fondos.
6. Crea una rectificativa y comprueba el vínculo con la original.
7. Revisa el asiento contable.
8. Exporta el histórico necesario para conservarlo 4 años.