CRM para abogados especializados en propiedad intelectual

TL;DR

• Un CRM para abogados de propiedad intelectual centraliza marcas, patentes y diseños en un expediente único con los plazos calculados desde la fecha de presentación.
• El plazo de oposición a una marca es de 2 meses desde su publicación en el BOPI, art. 19.2 Ley 17/2001, de Marcas.
• La prioridad unionista es de 12 meses en patentes y 6 meses en marcas y diseños, art. 4 del Convenio de París.
• Plea Essential incluye expedientes, plazos, documentos, agenda y la IA que lee lo que entra, sin coste adicional por expediente ni por cliente.
• Veredicto: en despachos que llevan marcas y patentes junto con litigios de infracción, Plea genera el expediente al subir el PDF de la demanda.

Por qué el CRM importa para abogados de propiedad intelectual

El despacho de propiedad intelectual trabaja con varios registros distintos —OEPM, EUIPO y, en patentes, la Oficina Europea de Patentes— y cada uno impone su propio plazo. El plazo de oposición a una solicitud de marca es de dos meses desde su publicación en el Boletín Oficial de la Propiedad Industrial, art. 19.2 de la Ley 17/2001, de Marcas. Perder esa fecha no se corrige con un recurso: la oposición extemporánea se inadmite.

Gestionar esos plazos junto con los procesales generales, como explica la guía sobre cómo gestionar los plazos procesales sin errores, exige un expediente que calcule la fecha límite automáticamente, no un aviso manual en el calendario. En 2026 muchos despachos de propiedad intelectual siguen mezclando este control en hojas de cálculo separadas por tipo de activo.

La renovación de una marca se cuenta en bloques de diez años desde la fecha de presentación, art. 31 de la Ley 17/2001. Una patente concedida en España tiene una vigencia de veinte años improrrogables desde la solicitud, art. 58 de la Ley 24/2015, de Patentes. Un despacho con cuarenta expedientes activos entre marcas y patentes no puede fiar esos vencimientos a la memoria de un socio.

Centraliza cada marca, patente y diseño en un expediente único

Un despacho de propiedad intelectual mezcla tres tipos de activos: marcas nacionales y de la Unión Europea, patentes y modelos de utilidad, y diseños industriales. Cada uno tiene su propio plazo de vigencia y su propio procedimiento de renovación. Sin un registro central, el riesgo es duplicar honorarios o dejar caducar un derecho por falta de seguimiento.

• Crea una hoja de cálculo con columnas de fecha de presentación, oficina (OEPM, EUIPO, OMPI) y fecha límite de renovación.
• Separa una pestaña por tipo de activo: marcas, patentes, modelos de utilidad y diseños.
• Anota el titular y el poder de representación vigente en cada expediente.
• Revisa mensualmente la hoja para detectar vencimientos en los siguientes noventa días.

Controla el plazo de oposición y el de prioridad unionista

La oposición y la prioridad son los dos plazos que más expedientes de propiedad intelectual pierden por error de cálculo. El Convenio de París para la Protección de la Propiedad Industrial fija en su art. 4 un plazo de prioridad de doce meses para patentes y modelos de utilidad, y de seis meses para marcas y diseños industriales. Si el plazo se calcula fuera del expediente, tarde o temprano se calculará mal.

• Marca la fecha de presentación original de cada solicitud, no la de concesión.
• Calcula la fecha límite de prioridad sumando doce o seis meses según el tipo de derecho.
• Revisa las publicaciones del BOPI y del boletín de la EUIPO cada semana.
• Documenta la fecha de recepción de cada notificación de oposición, no la de envío.

Automatiza el cálculo de plazos con el expediente digital

A partir de cierto volumen, la hoja de cálculo deja de avisar a tiempo. Plea genera el expediente al subir el PDF de la demanda o de la solicitud, y lleva en la agenda los plazos de oposición, renovación y prioridad de ese expediente. En Plea, cada plazo de la OEPM o la EUIPO es una fecha vinculada al expediente, no una nota aparte.

• Sube el PDF de la solicitud o de la demanda y el expediente se crea con las partes y la fecha de presentación ya cargadas.
• Los nueve complementos se contratan sueltos desde Plea Essential, cada uno con una prueba de 14 días, y Plea Complete los incluye todos.
• Cada plazo anotado queda dentro del expediente, junto con la documentación de prueba de uso.
• Abogado y procurador pagan lo mismo por profesional y mes; desde el cuarto profesional se puede elegir Plea Firm, con una escalera marginal. El equipo tiene su propio precio.

Sube la demanda y genera el expediente

El PDF se convierte en expediente con plazos y documentación vinculados.

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Registra el litigio de infracción con sus notificaciones LexNet en el expediente

Cuando la disputa de propiedad intelectual llega a los tribunales —una demanda por infracción de marca o de patente, o una acción de cesación— las notificaciones del juzgado llegan por LexNet. Entrar en LexNet exige el certificado del abogado o del procurador; eso no lo sustituye ningún programa. Lo que sí puede vincularse al expediente es el registro de notificaciones LexNet dentro del expediente, tal y como explica la guía sobre el registro de notificaciones LexNet dentro del expediente.

• Entra en LexNet con el certificado del abogado o del procurador y descarga la notificación en cuanto llegue.
• Sube el PDF de la notificación al expediente correspondiente para que el plazo de contestación quede vinculado a ese asunto.
• Verifica la fecha de la diligencia de ordenación antes de contar el plazo, no la fecha de descarga.
• Si el expediente incluye una medida cautelar, marca la fecha de la vista con prioridad sobre el resto de vencimientos.

Factura por igualas, cuota litis o por hora según el contrato de cada cliente

Los despachos de propiedad intelectual combinan modelos de facturación distintos: iguala para el mantenimiento de una cartera de marcas, cuota litis para litigios de infracción y honorarios por hora para procedimientos de oposición puntuales. El Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, aprueba el Reglamento Verifactu, que obliga el 1 de enero de 2027 a quien tributa por el Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 al resto.

• Define en el contrato de cada cliente si el mantenimiento de marcas se factura por iguala o por expediente abierto.
• Registra el porcentaje de cuota litis pactado en los litigios de infracción y la base sobre la que se calcula.
• Emite la factura desde el mismo expediente para evitar reintroducir el NIF y el concepto a mano.
• Comprueba antes de 2027 que el sistema de facturación cumple el Reglamento Verifactu y qué fecha te toca según cómo tributes.

Mide el tiempo dedicado a cada expediente de propiedad intelectual

Un expediente de oposición de marca y un litigio de infracción con medida cautelar no consumen el mismo tiempo, pero ambos se facturan distinto. Medir las horas reales por expediente es la única forma de saber si una iguala cubre el trabajo o si conviene renegociarla.

• Anota el tiempo por tarea (redacción de oposición, respuesta a suspensión, vista) si el despacho es pequeño.
• Compara el tiempo dedicado a la renovación decenal de una marca frente al de una oposición contenciosa.
• Usa el registro de tiempo del expediente para que cada entrada quede vinculada a la tarea y al cliente sin doble anotación.
• Revisa trimestralmente qué tipo de expediente consume más horas de las presupuestadas.

Cierra el expediente y archiva la prueba de uso

Cerrar un expediente de propiedad intelectual no es solo archivarlo: hay que conservar la prueba de uso efectivo de la marca, porque la falta de uso durante un plazo ininterrumpido de cinco años abre la vía de la caducidad, arts. 39 y 55.1.c) de la Ley 17/2001, de Marcas.

• Guarda facturas, catálogos o capturas de campañas que acrediten el uso efectivo de la marca en España o en la Unión Europea.
• Archiva el poder de representación y la resolución final de concesión o denegación junto con el expediente.
• Marca la fecha de cierre y el motivo (concesión, denegación, desistimiento) en el histórico del despacho.
• Conserva la documentación según el plazo de prescripción de la acción a la que pueda dar lugar: cinco años en marcas y patentes, art. 45 de la Ley 17/2001 y art. 71 de la Ley 24/2015.

Opciones para gestionar propiedad intelectual: comparativa

Errores frecuentes en despachos de propiedad intelectual

• Confundir la fecha de presentación con la de publicación en el BOPI al calcular el plazo de oposición de dos meses, art. 19.2 Ley 17/2001.
• Aplicar el plazo de prioridad de patentes (doce meses) a una marca o un diseño, que solo tiene seis meses según el art. 4 del Convenio de París.
• Dejar la renovación decenal de una marca en manos de un aviso del cliente en vez de un cálculo automático desde la fecha de presentación, art. 31 Ley 17/2001.
• No conservar prueba de uso efectivo antes de que se cumplan los cinco años que abren la vía de la caducidad, arts. 39 y 55.1.c) Ley 17/2001.
• Facturar la cuota litis de un litigio de infracción sin dejar constancia del porcentaje pactado dentro del propio expediente.

Una última cosa

El derecho de autor sobre una obra dura toda la vida del autor más setenta años tras su muerte, art. 26 del Texto Refundido de la Ley de Propiedad Intelectual (Real Decreto Legislativo 1/1996). Ese plazo no tiene nada que ver con los diez años renovables de una marca ni con los veinte de una patente. En 2026, un despacho que lleva las tres categorías necesita un expediente que distinga el tipo de derecho antes de calcular ningún plazo, no una hoja de cálculo genérica.

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