CRM para despachos de compliance

TL;DR

• Un CRM para despachos de compliance centraliza canal de denuncias, plazos de conservación y expedientes de investigación en un mismo sitio.
• La Ley 2/2023 obliga desde el 13 de marzo de 2023 a empresas de más de 250 empleados a tener canal de denuncias.
• El art. 25 de la Ley 10/2010 exige conservar la documentación de diligencia debida durante 10 años.
• El art. 33 RGPD marca 72 horas para notificar una brecha de seguridad a la autoridad de control.
• Plea reúne expediente, tareas y facturación compatible con Verifactu sin cobrar por expediente ni por almacenamiento.

250 empleados

Umbral del canal de denuncias · Ley 2/2023

10 años

Conservación de diligencia debida · art. 25 Ley 10/2010

72 horas

Notificación de brechas de seguridad · art. 33 RGPD

Por qué importa un CRM para despachos de compliance en 2026

Muchos despachos de compliance nacen de mandatos de protección de datos: el Reglamento (UE) 2016/679 exige medidas técnicas y organizativas, y el mismo expediente que documenta el canal de denuncias sirve para acreditar el registro de actividades de tratamiento. Si tu despacho ya lleva expedientes de protección de datos, el mismo criterio de clasificación funciona para compliance normativo, como explica la guía de CRM para despachos especializados en protección de datos.

La Ley 2/2023, de 20 de febrero, obliga desde el 13 de marzo de 2023 a las empresas de más de 250 empleados a mantener un canal de denuncias interno. Las empresas de entre 50 y 249 empleados tuvieron de plazo hasta el 1 de diciembre de 2023. Un despacho de compliance que asesora a varios clientes de distinto tamaño lleva, en paralelo, calendarios de implantación distintos para cada uno.

El art. 31 bis del Código Penal exime de responsabilidad penal a la persona jurídica cuando el modelo de organización y gestión era eficaz antes de la infracción. Acreditarlo exige guardar la fecha de implantación de cada control, quién lo revisó y cuándo. Un CRM para despachos de compliance convierte esa exigencia en un campo de expediente, no en una carpeta de correos sueltos.

Cómo montar el CRM de tu despacho de compliance

Centraliza el canal de denuncias y sus plazos

El punto de partida manual, sin software:

• Registro con la fecha de entrada de cada denuncia
• Carpeta cifrada por caso, separada del correo general del despacho
• Recordatorio de la fecha de cierre de la investigación
• Copia de la comunicación final al informante

A partir del tercer o cuarto canal abierto, la hoja de cálculo deja de alcanzar: cada denuncia entra como expediente con estado, encargado y plazo, y el sistema guarda quién ha tenido acceso.

Clasifica los expedientes por tipo de riesgo y sujeto obligado

• Prevención de blanqueo de capitales (Ley 10/2010)
• Protección de datos (RGPD y LOPDGDD)
• Canal de denuncias (Ley 2/2023)
• Responsabilidad penal corporativa (art. 31 bis CP)
• Normativa sectorial propia de cada cliente

Clasificar antes de automatizar evita que un expediente de PBC/FT herede, por error, el plazo de conservación de uno de protección de datos.

Registra los plazos de conservación documental por norma

• 10 años para diligencia debida en PBC/FT (art. 25 Ley 10/2010)
• Plazo del contrato de servicios si es más largo que el legal
• Fecha de destrucción o anonimización una vez vencido el plazo
• Registro de quién solicitó una copia y cuándo

Guarda el plazo de conservación junto a la fecha de apertura de cada expediente, no en una hoja aparte, para ver cuándo vence sin calcularlo cada vez.

Automatiza el seguimiento de comunicaciones con reguladores

• Registro de cada envío al SEPBLAC, a la AEPD o al organismo que corresponda
• Plantilla de respuesta con el plazo legal aplicable a cada caso
• Historial de versiones del informe de investigación
• Alerta cuando un plazo de alegaciones está a pocos días de vencer

Un despacho con varios clientes de compliance activos gana tiempo cuando cruza cliente, norma y plazo en la misma pantalla; eso es lo que hace un CRM para despachos de compliance bien configurado, sin mantener un calendario aparte.

Vincula el registro de notificaciones LexNet dentro del expediente

• Fecha de la notificación judicial recibida
• Plazo que abre esa notificación, como los 20 días para contestar a la demanda en el juicio ordinario (art. 404 LEC)
• Persona del despacho responsable de la respuesta
• Copia del justificante de recepción

El registro de notificaciones LexNet dentro del expediente evita que una notificación relacionada con un procedimiento de compliance se quede en la bandeja de otro abogado del equipo.

Mide el tiempo dedicado a cada investigación interna

• Hoja de horas por caso, aunque sea manual al inicio
• Tarifa distinta para investigación interna frente a asesoramiento recurrente
• Comparación entre horas presupuestadas y horas reales
• Corte mensual para facturar por iguala o por horas

La facturación compatible con Verifactu cierra el ciclo cuando el expediente pasa de investigación a cobro, sin duplicar el dato en otro programa.

Cierra el expediente con el checklist de cumplimiento

• Checklist de cumplimiento normativo firmado por el responsable del caso
• Copia del informe final entregado al cliente
• Fecha de archivo definitivo
• Plazo de conservación aplicado según el tipo de norma

La guía para crear checklists de cumplimiento normativo en tu despacho detalla qué campos no pueden faltar antes de archivar.

Comparativa de opciones para despachos de compliance en 2026

Plea encaja en despachos de compliance de tamaño reducido que necesitan expediente, tareas y facturación compatible con Verifactu en el mismo sitio, sin pagar por función que no usan. Plea cobra por profesional y mes, con el mismo importe para el abogado y para el procurador, en Plea Essential, sin tope de profesionales, y en Plea Complete, de uno a tres; desde cuatro profesionales se puede elegir Plea Firm, con los nueve complementos y BirdsEye incluidos, y una escalera marginal. El equipo tiene su propio precio. No hay cobro por número de expedientes, clientes ni almacenamiento: Plea Essential incluye expedientes, plazos, documentos, agenda y la IA que lee lo que entra, y los nueve complementos se contratan sueltos o vienen todos en Plea Complete. La cuota exacta de cada despacho se calcula con la calculadora de precio.

Organiza el compliance de tu despacho

Expediente, tareas y facturación en el mismo sistema.

[Ver Plea](/)

Errores más comunes en despachos de compliance

• No fijar el plazo de conservación por tipo de norma: 10 años para PBC/FT y un plazo distinto para protección de datos acaban en la misma carpeta.
• Mezclar el canal de denuncias con el correo general del despacho, lo que rompe la confidencialidad que exige la Ley 2/2023.
• No dejar rastro de quién ha accedido a cada expediente, algo que un conflicto de interés posterior deja al descubierto.
• Facturar la investigación interna con la misma tarifa que el asesoramiento recurrente, sin diferenciar horas ni tipo de trabajo.
• No revisar si el cliente es sujeto obligado por la Ley 10/2010 antes de aceptar el encargo, cuando la operación es una compraventa de inmuebles o la gestión de fondos de un cliente.

Una última cosa

El plazo de 72 horas del art. 33 RGPD cuenta desde que el responsable tiene conocimiento de la brecha, no desde que ocurre. Si el expediente no registra la hora exacta de detección, en 2026 sigue sin haber forma de acreditar ante la autoridad de control que la notificación llegó a tiempo.

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