Software para despachos especializados en propiedad horizontal

TL;DR

• Un software para despachos de propiedad horizontal centraliza cada comunidad como expediente propio, con plazos y actas incluidos.
• El plazo para impugnar un acuerdo de junta es de tres meses, o un año si el acuerdo es contrario a la ley (art. 18.3 LPH).
• El fondo de reserva mínimo de una comunidad es el 10 % del presupuesto ordinario anual (art. 9.1.f LPH).
• Plea no cobra por expediente ni por comunidad gestionada: cobra por profesional y mes, abogado o procurador.

3 meses

Plazo general de impugnación · Art. 18.3 LPH

10 %

Fondo de reserva mínimo · Art. 9.1.f LPH

6 días

Antelación mínima de la junta ordinaria · Art. 16.2 LPH

5 años

Prescripción de la deuda de cuotas · Art. 1964.2 Código Civil

Por qué importa el software para despachos de propiedad horizontal

Un despacho de propiedad horizontal no lleva un expediente: lleva decenas, uno por comunidad, cada uno con su propio calendario de juntas y sus propios morosos. El software para abogados inmobiliarios resuelve parte del problema, pero la propiedad horizontal añade un plazo que no existe en otras materias civiles: los tres meses del art. 18.3 LPH para impugnar un acuerdo cuentan desde la notificación al propietario ausente o disidente, no desde la fecha de la junta.

Esa diferencia entre fecha de junta y fecha de notificación es la que más litigios genera por caducidad de la acción. Un expediente que no registra ambas fechas por separado no puede avisar del vencimiento real del plazo.

Actualiza la clasificación de expedientes por comunidad

Antes de automatizar nada, cada comunidad necesita su propio expediente, separado del expediente de cualquier propietario individual demandado.

• Un expediente por comunidad, identificado por su CIF, no por el nombre del administrador.
• Un subexpediente o etiqueta por propietario moroso dentro de la comunidad, no un expediente aparte.
• Registro de la fecha de la junta y, por separado, la fecha de notificación del acta a cada propietario.
• Campo de mayoría aplicada al acuerdo (unanimidad, tres quintos u otra, según el art. 17 LPH) para justificar la validez si se impugna.
• Vinculación del NIG del procedimiento judicial en cuanto existe demanda, no al final.

Controla el plazo de impugnación de acuerdos

El art. 18.3 LPH fija tres meses desde la notificación para impugnar un acuerdo por infracción de los estatutos, y un año si el acuerdo es contrario a la ley o a los estatutos y afecta a normas de orden público. Ese plazo hay que contarlo desde la fecha real de comunicación, no desde la junta.

• Fecha de la junta registrada como dato informativo, no como inicio del cómputo.
• Fecha de notificación del acta a cada propietario ausente o disidente, con su propio contador de plazo.
• Distinción entre el plazo de tres meses (infracción de estatutos) y el de un año (contrario a la ley).
• Alerta al llegar a los diez días previos al vencimiento, no al día del vencimiento.
• Archivo del acuse de recibo o burofax como prueba de la fecha de notificación.

Automatiza la reclamación de cuotas impagadas

El art. 21 LPH permite reclamar cuotas impagadas por el procedimiento monitorio, pero exige acompañar el certificado del acuerdo de liquidación de la deuda expedido por quien ejerza las funciones de secretario, con el visto bueno del presidente. Sin ese certificado, el juzgado no admite la demanda.

Aquí es donde entra la parte del software de gestión de cobros para despachos de abogados: en lugar de redactar el certificado y la demanda desde cero cada vez, subes el PDF de la demanda de monitorio y Plea genera el expediente con el NIG y los plazos asociados.

• Plantilla del certificado del secretario-administrador con la liquidación de deuda.
• Registro de cada requerimiento de pago previo, con fecha y medio de envío.
• Cálculo del plazo de veinte días para pagar u oponerse tras la admisión del monitorio.
• Vinculación del expediente de cobro con el expediente general de la comunidad.
• Conteo de la prescripción de cinco años de la deuda de cuotas (art. 1964.2 del Código Civil, tras la reforma de la Ley 42/2015).

Registra las notificaciones LexNet dentro del expediente

Cuando el monitorio deriva en juicio verbal por oposición, las notificaciones del juzgado llegan por LexNet. El registro de notificaciones LexNet dentro del expediente asocia cada notificación a la comunidad y al procedimiento correspondiente, sin que se mezcle con otro expediente del despacho.

• Entrada manual en LexNet con el certificado del abogado, como en cualquier procedimiento.
• Vinculación de la notificación al expediente de la comunidad afectada, no a una bandeja general.
• Cómputo del plazo procesal desde la fecha de la notificación, no desde la fecha de recepción del correo.
• Consulta del registro de notificaciones LexNet dentro del expediente para el detalle de plazos por tipo de resolución.

Convoca juntas con la antelación legal

El art. 16.2 LPH exige que la convocatoria de la junta ordinaria se curse con una antelación mínima de seis días. La extraordinaria no tiene plazo mínimo fijado por ley, salvo que la urgencia lo permita.

• Fecha de envío de la convocatoria registrada junto con el medio usado (correo, burofax, tablón).
• Orden del día documentado y adjunto al expediente, no solo mencionado.
• Lista de propietarios convocados y quiénes acusaron recibo.
• Plantilla de acta lista para completar tras la junta, evitando redactarla desde cero.

Emite facturas de iguala compatibles con Verifactu

La iguala mensual que factura el despacho a la comunidad o al administrador entra dentro del Reglamento de facturación (Real Decreto 1007/2023), que regula los sistemas informáticos de facturación. El software de facturación electrónica para despachos de abogados resuelve la emisión recurrente sin generar la factura a mano cada mes.

• Emisión automática de la factura de iguala en la fecha pactada con cada comunidad.
• Registro contable por partida doble de cada iguala cobrada.
• Trazabilidad de la factura hasta el expediente de la comunidad correspondiente.
• Compatibilidad con el Reglamento de facturación sin depender de un módulo aparte.

Concilia el fondo de reserva y la contabilidad de la comunidad

El art. 9.1.f LPH obliga a dotar un fondo de reserva no inferior al 10 % del último presupuesto ordinario. El despacho que lleva la administración de fincas junto con la parte jurídica necesita ver ese dato sin salir del expediente.

• Registro del presupuesto ordinario anual aprobado en junta.
• Cálculo automático del 10 % mínimo exigido por el art. 9.1.f LPH.
• Conciliación entre lo dotado y lo exigido, con alerta si el fondo baja del mínimo.
• Enlace con la contabilidad de un despacho de abogados pequeño cuando el despacho también lleva su propia contabilidad por partida doble.

Comparativa de opciones para gestionar propiedad horizontal

Genera el expediente desde el acta

Sube el PDF de la demanda o el acta y revisa el expediente resultante.

[Ver Plea](/)

Errores frecuentes en despachos de propiedad horizontal

• Mezclar el expediente de la comunidad con el del propietario demandado, perdiendo la trazabilidad de cuál plazo corre para cada parte.
• Contar el plazo de impugnación desde la junta y no desde la notificación al propietario ausente o disidente, como exige el art. 18.3 LPH.
• Reclamar cuotas sin el certificado del secretario-administrador con la liquidación de deuda, requisito del art. 21.2 LPH sin el cual el juzgado no admite el monitorio.
• No dotar el fondo de reserva al mínimo del 10 % del presupuesto ordinario (art. 9.1.f LPH), lo que bloquea derramas y obras posteriores.
• Facturar la iguala mensual sin cumplir el Reglamento de facturación (Real Decreto 1007/2023), asumiendo que una factura manual es suficiente en 2026.

Una última cosa

El documento que más falta en las demandas de propiedad horizontal es el certificado del secretario-administrador con el acuerdo y la liquidación de deuda que exige el art. 21.2 LPH. Sin ese certificado, el juzgado no admite el monitorio por mucho que la deuda esté bien calculada; tenerlo como plantilla dentro del expediente evita rehacer la demanda.

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