Cómo controlar el tiempo dedicado a cada expediente (2026)

TL;DR

• Controlar el tiempo dedicado a cada expediente exige registrarlo dentro del propio expediente, no en hojas externas.
• El plazo de prescripción para reclamar honorarios es de 5 años (art. 1964 Código Civil).
• La documentación mercantil del despacho debe conservarse 6 años según el artículo 30 del Código de Comercio.
• El artículo 11 del Reglamento de facturación (RD 1619/2012) fija un mes como plazo general para expedir la factura tras el servicio.
• El registro horario del art. 34.9 ET es una obligación distinta: controla la jornada laboral, no el tiempo por expediente.

5 años

Prescripción de acciones para reclamar honorarios · art. 1964 Código Civil

6 años

Conservación de documentación mercantil · art. 30 Código de Comercio

1 mes

Plazo general para expedir factura · art. 11 RD 1619/2012

Por qué importa controlar el tiempo por expediente

Sin un registro por expediente, el despacho no puede justificar honorarios ante una jura de cuentas ni calcular si un asunto es rentable. La acción para reclamar honorarios prescribe a los 5 años desde que el servicio termina (art. 1964 Código Civil, tras la reforma de la Ley 42/2015), y sin fechas ni horas anotadas dentro del expediente, esa reclamación se defiende de memoria.

Tampoco es solo una cuestión de cobro. Cuando cierras un expediente sin haber sumado el tiempo dedicado, pierdes el dato que te diría si ese tipo de asunto compensa aceptarlo en las mismas condiciones el año que viene.

Cómo controlar el tiempo dedicado a cada expediente: pasos

1. Registra la hora de inicio y fin de cada tarea dentro del expediente, no en una app de terceros que luego hay que cruzar manualmente.
2. Clasifica el tiempo por tipo de actuación: redacción, comparecencia, llamada, revisión. Sin esta clasificación no puedes justificar un desglose si el cliente lo pide.
3. Vincula cada registro a la fecha y al NIG del expediente cuando el asunto sea judicial, para poder cruzarlo después con los plazos procesales.
4. Cierra el registro de tiempo en el mismo momento en que [cierras el expediente](/blog/como-cerrar-un-expediente-en-tu-despacho-de-abogados), no semanas después cuando ya no recuerdas el detalle.
5. Usa el tiempo acumulado antes de emitir la factura, ya sea para calcular honorarios por horas o para verificar la cuota litis pactada.
6. Conserva el registro el tiempo que exige la norma aplicable: 5 años si puede servir para reclamar honorarios (art. 1964 CC), 6 años si forma parte de la documentación mercantil del despacho (art. 30 Código de Comercio).
7. Genera la factura dentro del plazo legal: el artículo 11 del Reglamento de facturación (RD 1619/2012) marca un mes desde la operación como plazo general para expedirla, así que el tiempo registrado tiene que estar cerrado antes de esa fecha.

Una tabla simple ayuda a ver de un vistazo qué registrar y para qué sirve cada dato:

Por qué varía el tiempo registrado por expediente

El tiempo que un expediente exige no depende solo de la complejidad del asunto. Estos factores lo mueven en cada despacho:

Tipo de procedimiento

un declarativo ordinario acumula más actuaciones que un juicio verbal, y cada una suma tiempo de registro.

Número de partes y de escritos presentados

más escritos significa más entradas que anotar dentro del expediente.

Modelo de facturación del despacho

si cobras por horas necesitas un desglose detallado; si cobras por cuota litis o por iguala, el nivel de detalle exigido es menor.

Reuniones y llamadas con el cliente

son el tiempo que con más frecuencia queda sin anotar, aunque consuman horas reales.

Comparecencias y traslados presenciales

cuentan como tiempo dedicado al expediente aunque no generen un escrito que quede en el registro.

El registro de tiempo por expediente es un dato de gestión interna del despacho, distinto del registro horario de la jornada laboral. La obligación del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores controla las horas trabajadas por cada empleado del despacho, no las horas dedicadas a cada asunto: son dos registros con finalidad y norma distintas, y confundirlos lleva a duplicar trabajo sin necesidad.

Plea registra el tiempo dentro del propio expediente, junto con los plazos procesales y las notificaciones LexNet asociadas, sin exportarlo a otra hoja. Los veinte módulos y la inteligencia artificial vienen incluidos en la base mensual del despacho, y el módulo de tiempo se activa en Ajustes sin cambiar de plan ni de precio.

Registra el tiempo dentro del expediente

Activa el módulo de tiempo en Ajustes sin cambiar de plan ni de precio.

[Conocer Plea](/)

¿Es obligatorio registrar el tiempo de cada expediente?

No existe una norma que obligue a registrar el tiempo dedicado a cada expediente en despachos de abogados en 2026. La obligación del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores registra la jornada laboral de los empleados del despacho, no el tiempo que un abogado dedica a un asunto concreto.

¿Cuánto tiempo hay que conservar el registro de horas de un expediente?

Conserva el registro de horas 6 años si forma parte de la documentación mercantil del despacho (art. 30 Código de Comercio), y al menos 5 años si puede servir para reclamar honorarios (art. 1964 Código Civil). Aplica el plazo más largo cuando no sepas cuál corresponde a un expediente concreto.

¿Sirve el registro de tiempo para calcular la cuota litis?

El registro de tiempo por expediente no determina la cuota litis, que se calcula sobre el resultado del asunto pactado con el cliente, no sobre las horas dedicadas. Sí sirve como respaldo cuando el despacho factura por horas o presenta una jura de cuentas y necesita justificar el trabajo realizado.

Una última cosa

El dato que más despachos pierden no es el tiempo de redacción, es el tiempo de las llamadas de seguimiento con el cliente. Ese tiempo no genera un escrito que quede en el expediente, pero en 2026 sigue siendo el que más horas facturables se lleva sin anotar.

Guías relacionadas

• Registro horario en despachos: obligación del artículo 34.9 ET
• Software de gestión de cobros para despachos de abogados