Cerrar caso en tu despacho: pasos y plazos 2026

TL;DR

• Cerrar caso exige comprobar la firmeza antes de archivar el expediente.
• La tasación de costas se impugna en 10 días, artículo 245 de la LEC.
• La acción ejecutiva prescribe a los 5 años desde la firmeza, artículo 518 LEC.
• Plea registra la última notificación LexNet dentro del expediente y emite la factura final compatible con Verifactu.

20 días

Plazo de apelación · Artículo 458.1 LEC

10 días

Impugnar tasación de costas · Artículo 245 LEC

5 años

Prescripción de la acción ejecutiva · Artículo 518 LEC

Por qué importa cerrar bien un expediente

Un expediente mal cerrado genera dos riesgos concretos: reclamación de responsabilidad civil profesional si se pierde un plazo de ejecución, y sanción deontológica si el despacho no conserva la documentación el tiempo exigido. La gestión de los plazos procesales determina cuándo empieza a contar cada uno de esos plazos, desde la firmeza hasta la prescripción de la acción ejecutiva.

En 2026, con expedientes que se alargan por recursos, ejecuciones parciales y consignaciones sin resolver, cerrar caso deja de ser un trámite de archivo y pasa a ser una secuencia de comprobaciones. Sin esa secuencia, un expediente que el despacho daba por superado puede reabrirse por un error que ya nadie recuerda.

Cómo cerrar un expediente en tu despacho de abogados

Cinco pasos, en este orden, cierran un expediente sin dejar cabos sueltos:

1. Comprueba la firmeza de la resolución. El plazo de apelación es de veinte días desde la notificación, según el artículo 458.1 de la Ley de Enjuiciamiento Civil. Si nadie recurre en ese plazo, la resolución adquiere firmeza y el expediente puede avanzar hacia el cierre.
2. Liquida o impugna la tasación de costas. El artículo 245 de la LEC da diez días para impugnar la tasación por indebida o excesiva. Si nadie impugna, la tasación queda firme y puede reclamarse o cobrarse.
3. Resuelve las consignaciones pendientes. Los depósitos y consignaciones judiciales, regulados por el Real Decreto 467/2006, deben devolverse al cliente o aplicarse al pago acordado antes de dar el expediente por cerrado.
4. Emite la factura final. La factura debe cumplir el Reglamento Verifactu, Real Decreto 1007/2023, vigente en 2026 para los sistemas informáticos de facturación; el proceso de integrar Verifactu en el despacho condiciona cómo se cierra esta parte contable del expediente.
5. Archiva el expediente y registra la última notificación. El registro de notificaciones LexNet dentro del expediente debe quedar completo antes del archivo. La documentación se conserva un mínimo de cinco años según el artículo 5 del Código Deontológico de la Abogacía Española.

Cierre por sentencia firme sin recurso

Cuando ninguna parte recurre dentro del plazo de veinte días del artículo 458 LEC, la resolución queda firme y el expediente entra en fase de ejecución o de archivo directo si no hay nada que ejecutar. La firmeza es el punto de partida de todos los demás plazos, incluidos los cinco años del artículo 518 LEC para instar la ejecución.

Cierre por archivo o sobreseimiento

En el orden penal, el sobreseimiento provisional o libre cierra la causa sin sentencia de fondo. En el orden civil, la instancia caduca a los dos años de paralización según el artículo 237 de la LEC, y a un año en recursos y trámites extraordinarios. Un expediente caducado se archiva, pero conserva la documentación con el mismo plazo mínimo de cinco años que un expediente resuelto por sentencia.

Cierre por transacción o desistimiento con honorarios pactados

Cuando el expediente se cierra por transacción o desistimiento, el despacho liquida los honorarios pactados con el cliente en lugar de esperar a una tasación de costas. El método para calcular los honorarios finales varía según el pacto —por horas, por cuota litis o por cantidad fija— y conviene dejarlo documentado en el expediente antes de facturar, un criterio que resumen bien las guías sobre cómo calcular los honorarios finales en despachos que trabajan por cuota litis.

Por qué varía el cierre de un expediente

No todos los expedientes se cierran igual. Estos factores cambian el orden y la duración del proceso:

Tipo de procedimiento

civil, penal, social o contencioso-administrativo, cada uno con sus propios plazos de firmeza.

Existencia de recurso pendiente

apelación, casación o suplicación alargan el cierre hasta que se resuelvan.

Costas impuestas o no

sin condena en costas, el paso de tasación desaparece.

Necesidad de ejecución posterior

un expediente con sentencia de condena sigue abierto para efectos de ejecución hasta cinco años, artículo 518 LEC.

Consignaciones o depósitos pendientes

mientras no se liquiden conforme al Real Decreto 467/2006, el cierre contable queda incompleto.

Plazo de conservación aplicable

documentación fiscal, laboral o de protección de datos puede exigir plazos distintos al mínimo deontológico de cinco años.

¿Cuánto tiempo hay que conservar un expediente cerrado?

Un expediente cerrado se conserva un mínimo de cinco años, según el artículo 5 del Código Deontológico de la Abogacía Española. Ese plazo corre desde la conclusión del asunto, no desde la fecha de apertura, y coincide con el plazo de prescripción de la acción ejecutiva del artículo 518 LEC.

¿Se puede reabrir un expediente ya archivado?

Sí: un expediente archivado puede reabrirse dentro de los cinco años siguientes a la firmeza, plazo de prescripción de la acción ejecutiva que fija el artículo 518 de la LEC. Pasado ese plazo, la ejecución caduca y el cierre se vuelve definitivo.

¿Quién paga la tasación de costas al cerrar el caso?

La parte condenada en costas paga la tasación, salvo que la impugne dentro de los diez días que da el artículo 245 de la LEC. Si la impugnación prospera, el importe se corrige antes de que el cierre del expediente incluya el cobro.

Cómo queda el expediente cerrado en Plea

Plea guarda el registro de notificaciones LexNet dentro del expediente y adjunta la factura final compatible con Verifactu al mismo historial. En 2026, el despacho decide cuándo marcar un expediente como cerrado; los veinte módulos del producto siguen disponibles sobre ese expediente sin cambiar de plan ni de precio, y el histórico no se bloquea ni se borra por archivarlo.

Una última cosa

El dato que sorprende a la mayoría de despachos en 2026: el expediente cerrado no muere con los cinco años de conservación documental. Sigue vivo para efectos de ejecución durante ese mismo plazo desde la firmeza, artículo 518 LEC. Si el despacho archiva sin dejar rastro de esa fecha, pierde la posibilidad de ejecutar cuando el cliente vuelve en el año cuatro con la sentencia todavía sin cumplir.

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