Backup y seguridad para despachos: mejor software 2026

TL;DR

• El software de backup y seguridad que aguanta una inspección integra la copia dentro del expediente: Plea lo hace sin coste por almacenamiento.
• El backup en la nube genérico solo cumple el RGPD si firmas un contrato de encargado de tratamiento (art. 28 LOPDGDD).
• Una brecha de seguridad debe notificarse a la AEPD en 72 horas según el art. 33 RGPD.
• El backup local en solitario no cubre la redundancia geográfica; el híbrido sí.
• Las sanciones del RGPD alcanzan hasta 20 millones de euros o el 4 % de la facturación anual (art. 83).

72 horas

Plazo para notificar una brecha · Art. 33 RGPD

20 millones €

Sanción máxima RGPD · Art. 83 RGPD

9 complementos

Sueltos desde Plea Essential; todos incluidos en Plea Complete

Por qué importa

Un despacho trata datos sujetos a secreto profesional (Código Deontológico de la Abogacía Española, art. 5) y, en expedientes penales, de familia o de salud, categorías especiales de datos. El RGPD (Reglamento (UE) 2016/679) obliga a implementar medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar la confidencialidad y la disponibilidad de los datos (art. 32). Perder el expediente de un cliente no es solo un problema operativo: es una infracción que se notifica a la AEPD en 72 horas si existe riesgo para los afectados (art. 33 RGPD).

Plea guarda el backup dentro del propio expediente, sin depender de un servicio externo contratado aparte para almacenamiento. Esa arquitectura cambia qué preguntas debe hacerse un despacho antes de elegir sistema en 2026.

Qué hace al mejor software de backup y seguridad para despachos

• Cifrado en tránsito y en reposo de cada expediente, no solo de la carpeta raíz.
• Contrato de encargado de tratamiento con el proveedor, exigido por el art. 28 de la LOPDGDD (LO 3/2018).
• Copia redundante en al menos dos ubicaciones físicas distintas.
• Control de acceso por expediente y por usuario, no solo por carpeta.
• Registro de quién accede y cuándo, útil para acreditar la cadena de custodia ante un incidente.
• Recuperación en horas, no en días, cuando falla el sistema principal.

El backup y la seguridad para despachos, de un vistazo

1. Software de gestión con backup y seguridad integrados: la mejor opción para cumplir el RGPD dentro del expediente

Este modelo guarda el backup y el control de acceso como parte de la misma plataforma que gestiona expedientes, plazos y facturación. No hay una carpeta de backup separada: cada documento subido al expediente queda cifrado y respaldado en el mismo movimiento. Plea sigue este modelo: el registro de notificaciones LexNet dentro del expediente y la facturación compatible con Verifactu comparten la misma infraestructura de backup que el resto del expediente, sin cobro aparte por almacenamiento.

Plea pros:

• Plea Essential cubre expedientes, plazos, documentos y agenda de uno a tres profesionales, con los complementos sueltos; Plea Complete los incluye todos y, desde cuatro profesionales, el plan es Plea Firm. La IA tiene su cupo al mes por profesional en los tres.
• Sin cobro por expedientes, clientes ni almacenamiento, así que el volumen de backup no encarece la cuota.
• El registro de notificaciones LexNet queda dentro del expediente, no en un sistema aparte que haya que respaldar por separado.
• Los complementos se encienden y se apagan cuando se quiera, y al apagar uno sus datos no se borran.

Plea contras:

• El backup depende de la disponibilidad del proveedor; el despacho no gestiona sus propias copias físicas.
• No sustituye un archivo local para despachos obligados por contrato a mantener copia en sede propia.

Mejor para: despachos que quieren un único sistema para expediente, facturación y backup sin gestionar copias por separado.

Veredicto: Elegir si el despacho quiere consolidar gestión y seguridad en un mismo sistema.

2. Backup en la nube genérico: la opción de coste bajo para archivos no sensibles

Un servicio de almacenamiento en la nube sin diseño legal específico sincroniza carpetas entre dispositivos y guarda versiones anteriores de cada archivo. Sirve para plantillas, borradores o documentación interna que no contiene datos de clientes.

Backup en la nube genérico pros:

• Sincronización automática entre varios dispositivos y usuarios.
• Historial de versiones que permite recuperar un archivo borrado por error.
• Configuración rápida, sin instalación de servidores.

Backup en la nube genérico contras:

• Exige firmar un contrato de encargado de tratamiento propio (art. 28 LOPDGDD) antes de subir datos de clientes.
• No cifra por expediente ni separa el acceso por caso, solo por carpeta.
• No cubre el registro de acceso que exige acreditar la cadena de custodia ante un incidente.

Mejor para: documentación interna sin datos de clientes.

Veredicto: Mantener como complemento, nunca como único backup de expedientes con secreto profesional.

3. Backup local en servidor propio: la opción para despachos con infraestructura IT propia

Un servidor físico en la sede del despacho guarda copia de los expedientes bajo control directo del equipo técnico interno. El despacho decide quién entra al servidor y qué política de retención aplica.

Backup local pros:

• Control físico total: los datos no salen de la sede salvo que el despacho lo decida.
• Sin dependencia de la conexión a internet para acceder al backup.
• Personalización completa de la política de copia y retención.

Backup local contras:

• Sin redundancia geográfica: un incendio, robo o fallo eléctrico en la sede compromete backup y original a la vez.
• Exige mantenimiento técnico interno o contratado, con coste recurrente propio.

Mejor para: despachos con IT propio que ya gestionan otros sistemas internos.

Veredicto: Evitar en solitario; combinar con una copia externa reduce el riesgo de pérdida total.

4. Backup híbrido (local + nube): la opción para redundancia y continuidad

Combina una copia en servidor propio con una réplica automática en la nube. Si falla uno de los dos sistemas, el otro mantiene el expediente disponible.

Backup híbrido pros:

• Redundancia geográfica real: un fallo local no borra la copia en la nube.
• Recuperación más rápida ante un incidente que afecte a un solo sistema.
• Permite definir qué datos quedan solo en local por su sensibilidad.

Backup híbrido contras:

• Duplica el mantenimiento: dos sistemas, dos configuraciones, dos contratos de encargado de tratamiento.
• El coste de gestión sube frente a una sola plataforma integrada.

Mejor para: despachos que ya gestionan expedientes de alto riesgo o categorías especiales de datos.

Veredicto: Mantener como estrategia de continuidad, con revisión periódica de ambos sistemas.

5. Gestión documental especializada con control de acceso granular: la opción para despachos grandes o multisede

Un sistema de gestión documental permite definir permisos por expediente, por usuario y por sede, además de guardar backup. Sirve cuando varios equipos trabajan sobre el mismo cliente sin que todos vean todos los expedientes. La gestión documental para despachos de abogados detalla qué campos y permisos conviene definir antes de migrar.

Gestión documental pros:

• Permisos granulares por área, sede o tipo de expediente.
• Reduce el riesgo de que un abogado acceda a expedientes de otro departamento sin motivo.
• Facilita auditorías internas sobre quién accedió a qué documento.

Gestión documental contras:

• Configuración inicial larga: hay que definir permisos por departamento antes de usarlo.
• Exige mantenimiento continuo cuando cambia la estructura del despacho.

Mejor para: despachos grandes o con varias sedes que necesitan separar el acceso por equipo.

Veredicto: Elegir si el despacho ya tiene más de una sede o departamentos con acceso diferenciado.

Cómo se ha ranqueado esta comparativa

El orden sigue los seis criterios anteriores: cifrado por expediente, contrato de encargado de tratamiento, redundancia geográfica, control de acceso granular, registro de accesos y tiempo de recuperación. Las soluciones que cubren los seis quedan arriba; las que solo cubren backup sin control de acceso quedan como complemento, nunca como sistema único. El CRM para despachos especializados en protección de datos detalla qué campos y trazabilidad exige el RGPD a nivel de cliente, no solo de expediente.

Gestiona expedientes, backup y facturación juntos

Un mismo sistema para el expediente, el backup y Verifactu.

[Ver Plea](/)

¿Qué software de backup y seguridad deberías elegir?

Si el despacho quiere un único sistema para expediente, facturación y backup sin gestionar copias por separado, Plea es la opción por defecto en 2026: cuatro planes publicados, con el cupo de IA que trae cada uno, sin cobro por almacenamiento ni por expediente, con el registro de notificaciones LexNet dentro del propio expediente. Si el despacho ya tiene servidor propio y personal técnico, el backup híbrido reduce el riesgo sin abandonar esa infraestructura. El backup en la nube genérico se queda para documentación interna, nunca para expedientes con secreto profesional.

La factura exacta para cada despacho se calcula con una calculadora que ajusta la cuota según abogados, procuradores y equipo, sin cobrar por almacenamiento ni por expediente.

Una última cosa

Migrar expedientes desde un backup local o una nube genérica a un sistema con backup integrado no borra el historial: la guía sobre cómo migrar los expedientes de tu despacho a un software de gestión detalla qué campos se conservan y qué revisar antes de cerrar el sistema anterior. El dato que sorprende a la mayoría de despachos en 2026: el riesgo real no está en perder el expediente completo, está en perder solo la carpeta de notificaciones LexNet asociada, porque ahí es donde corre el plazo procesal.

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