¿Cuánto tiempo debe guardar un despacho los expedientes cerrados?

TL;DR

• Cuánto tiempo guardar expedientes cerrados depende del documento, la obligación legal y las responsabilidades pendientes.
• Los 5 años de prescripción contractual no son un plazo universal de archivo.
• La documentación de prevención del blanqueo se conserva 10 años cuando esa normativa resulta aplicable.
• Plea encaja en despachos que necesitan gestionar expedientes, documentos y plazos desde Essential.

Por qué importa separar cierre y conservación

Cerrar un expediente termina una fase de trabajo. La conservación responde a otra pregunta: qué documentos necesitas mantener, para qué finalidad y hasta qué fecha. Antes de fijar la destrucción, distingue las tareas de cierre del expediente de las obligaciones que sobreviven al encargo.

El artículo 5.1.e del Reglamento General de Protección de Datos exige limitar la conservación a lo necesario para la finalidad del tratamiento. El artículo 17.3.e contempla una excepción a la supresión cuando los datos resultan necesarios para formular, ejercer o defender reclamaciones. Ninguna de esas reglas autoriza un archivo indefinido sin justificación.

¿Cuánto tiempo debe guardar un despacho los expedientes cerrados?

La respuesta exige clasificar los documentos. Esta tabla resume las referencias que debes distinguir en tu política de conservación de 2026; no convierte los plazos de prescripción en obligaciones generales de guardar el expediente completo.

No elijas simplemente el plazo más largo y lo apliques a todas las carpetas. Identifica qué documento necesita cada fundamento y conserva solo lo necesario. Una factura, un poder y un informe médico no tienen por qué seguir el mismo destino.

Responsabilidad contractual: 5 años no equivalen a archivo obligatorio

El artículo 1964.2 del Código Civil establece 5 años para las acciones personales que no tengan señalado un plazo especial, desde que pueda exigirse el cumplimiento de la obligación. Esta referencia sirve para analizar responsabilidades contractuales; no ordena guardar cada documento del asunto durante ese periodo.

El artículo 1969 regula el inicio de la prescripción cuando no existe una disposición especial. El artículo 1973 contempla su interrupción por ejercicio ante los tribunales, reclamación extrajudicial del acreedor o reconocimiento de la deuda. Por eso, una fecha de cierre administrativo no basta para calcular la exposición del despacho.

En tu revisión de 2026, identifica la acción concreta, el derecho civil aplicable y los hechos relevantes. Conserva la documentación necesaria para acreditar el encargo, las instrucciones, las actuaciones y las comunicaciones vinculadas a una eventual reclamación. No extiendas esa justificación a copias irrelevantes.

Documentación tributaria: 4 años como referencia general

El artículo 66 de la Ley 58/2003, General Tributaria, fija 4 años para los derechos tributarios que enumera. El artículo 67 determina sus puntos de partida y el artículo 68 regula la interrupción de la prescripción. El cómputo no comienza necesariamente cuando marcas el expediente como cerrado.

El artículo 70 contempla obligaciones de conservación y justificación relacionadas con otras obligaciones todavía no prescritas. Por tanto, cumplir 4 años desde la emisión de una factura no demuestra, por sí solo, que puedas destruirla.

Separa la factura y sus justificantes del resto de documentación procesal. Si un documento tiene efectos en periodos posteriores, examina esos efectos antes de fijar su eliminación. La prescripción tributaria exige revisar el periodo y la obligación afectados, no solo la antigüedad del archivo.

Documentación mercantil: 6 años cuando resulte aplicable

El artículo 30 del Código de Comercio exige a los empresarios conservar libros, correspondencia, documentación y justificantes de su negocio durante 6 años, contados desde el último asiento realizado en los libros, salvo lo establecido por disposiciones generales o especiales.

No atribuyas esta obligación automáticamente a cualquier profesional por ejercer la abogacía. Examina la forma de ejercicio y la sujeción del despacho a la norma. El plazo mercantil tampoco transforma todos los documentos del cliente en justificantes del negocio.

Si una misma pieza tiene utilidad contable y procesal, identifica ambas finalidades. Al desaparecer una, comprueba si la otra sigue justificando su conservación. Evita que la duplicación entre carpetas o departamentos impida ejecutar después la eliminación.

Prevención del blanqueo: 10 años para la documentación exigida

El artículo 25 de la Ley 10/2010 establece 10 años de conservación para la documentación exigida en cumplimiento de sus obligaciones. El cómputo parte de la terminación de la relación de negocios o de la ejecución de la operación ocasional, según corresponda.

Esta obligación no alcanza a todos los expedientes jurídicos por el mero hecho de pertenecer a un abogado. El artículo 2.1.ñ de la Ley 10/2010 delimita las actividades de abogados y otros profesionales que quedan sujetas, entre ellas determinadas operaciones inmobiliarias, financieras y societarias.

Transcurridos 5 años desde la terminación de la relación o la ejecución de la operación, el artículo 25 restringe el acceso a la documentación conservada a los órganos de control interno, incluidas las unidades técnicas de prevención, y a quienes tengan encomendada la defensa legal.

Si revisas este archivo en 2026, identifica primero la operación sujeta y la documentación exigida. Después registra el inicio del cómputo y las restricciones de acceso. No uses la prevención del blanqueo como explicación genérica para conservar cualquier expediente durante 10 años.

Por qué varía el plazo de conservación

El plazo cambia por razones jurídicas identificables. Documenta estas circunstancias antes de aprobar una fecha de eliminación:

• La clase de documento. Una factura responde a obligaciones distintas de las instrucciones del cliente o de una prueba aportada al procedimiento.
• La finalidad que permanece. La defensa de una reclamación exige justificar qué información necesitas, conforme al artículo 17.3.e del RGPD.
• El inicio del cómputo. Último asiento, exigibilidad de la obligación y fin de la relación de negocios son hechos diferentes.
• La interrupción de la prescripción. Una reclamación comprendida en el artículo 1973 del Código Civil obliga a revisar el cálculo correspondiente.
• La normativa especial aplicable. La prevención del blanqueo y los regímenes civiles especiales requieren su propio análisis.
• La existencia de un procedimiento pendiente. Conserva la información necesaria para atenderlo y revisa la eliminación prevista de los documentos afectados.

Cómo fijar una fecha de revisión y eliminación

Cada categoría documental necesita un fundamento, un cómputo y una decisión registrada. Aplica este procedimiento a los nuevos cierres y a las carpetas antiguas que revises en 2026.

1. Confirma qué ha terminado. Distingue el encargo finalizado de las actuaciones, reclamaciones o liquidaciones que siguen pendientes. No borres por una etiqueta administrativa.
2. Clasifica el contenido. Separa documentación del cliente, prueba del trabajo realizado, facturación y documentación sometida a obligaciones especiales.
3. Asigna la base jurídica. Anota la norma o la necesidad de defensa que justifica conservar cada categoría. La frase «por si acaso» no identifica una finalidad concreta.
4. Calcula desde el hecho correcto. Registra la fecha relevante y revisa interrupciones, procedimientos pendientes o efectos sobre periodos posteriores.
5. Decide el tratamiento. Determina qué sigue conservado, qué procede devolver y qué debe suprimirse o bloquearse. No confundas esas actuaciones.
6. Registra la ejecución. Deja constancia de la decisión, su alcance y la persona responsable. Evita conservar contenido innecesario dentro del propio registro de destrucción.

La ficha de conservación puede recoger la categoría, finalidad, base jurídica, fecha inicial, criterio de revisión y responsable. No necesita reproducir el expediente: su función es explicar la decisión y facilitar su revisión.

¿Puedo borrar el expediente cuando el cliente pide la supresión?

La petición de supresión exige analizar los documentos y las finalidades que permanecen. El artículo 17.3.b del RGPD contempla la conservación necesaria para cumplir una obligación legal, y el artículo 17.3.e, la necesaria para formular, ejercer o defender reclamaciones.

No rechaces la petición con una respuesta genérica. Distingue qué datos debes suprimir, cuáles conservas con fundamento y cuáles quedan bloqueados conforme al artículo 32 de la Ley Orgánica 3/2018.

¿Guardar una copia de seguridad equivale a conservar el expediente?

Una copia de seguridad responde a la recuperación de información; no sustituye una política de conservación. El artículo 5.1.e del RGPD también afecta a los datos personales que permanecen en copias y réplicas.

Define cómo se ejecuta la supresión en esos entornos y qué ocurre si restauras una copia anterior. La restauración no debe convertirse en una vuelta al uso ordinario de información cuya supresión ya se había decidido.

Organización documental dentro del despacho

Plea encaja en despachos que necesitan gestionar expedientes, documentos y plazos desde Essential. El software de gestión jurídica reúne esas funciones para el trabajo del asunto; la política de conservación exige, además, una decisión jurídica documentada.

En Plea, Essential incorpora expedientes, partes, plazos y documentos. Al organizar el trabajo, distingue siempre la fecha de cierre de la fecha de revisión documental: responden a preguntas distintas y no deben confundirse en tu procedimiento interno.

Un último detalle

La fecha decisiva no siempre está en la resolución que terminó el procedimiento. Puede estar en el último asiento contable, en la terminación de una relación de negocios o en una reclamación posterior. Antes de destruir, comprueba el hecho que inicia o modifica el cómputo.

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