Software de gestión de expedientes para mediación y arbitraje

TL;DR

• El software de gestión de expedientes para mediación y arbitraje calcula los dos meses y los seis del laudo.
• Plea une plazos, actas y factura Verifactu dentro del mismo expediente; la provisión de fondos es un complemento de Plea Essential que Plea Complete incluye.
• La Ley 1/2025 exige acreditar el intento de un MASC antes de demandar en la mayoría de asuntos civiles.
• El plazo de acción de anulación del laudo es de dos meses desde su notificación (art. 41.4 Ley 60/2003).

2 meses

Duración de la mediación civil y mercantil · Art. 20 Ley 5/2012

6 meses

Plazo para dictar el laudo arbitral · Art. 37.2 Ley 60/2003

2 meses

Plazo de acción de anulación del laudo · Art. 41.4 Ley 60/2003

Por qué importa la gestión de expedientes en mediación y arbitraje

La Ley 1/2025, de 2 de enero, de medidas de eficiencia del Servicio Público de Justicia, exige en su artículo 5 acreditar el intento de un medio adecuado de solución de controversias (MASC) antes de presentar la mayoría de demandas civiles y mercantiles. Ese requisito, en vigor desde el 3 de abril de 2025, hizo que en 2026 muchos despachos reciban expedientes de mediación por derivación judicial, no solo por encargo directo.

Un expediente de mediación o arbitraje no se rige por los días hábiles procesales de la Ley de Enjuiciamiento Civil. Corre en meses naturales desde la sesión constitutiva o desde la contestación a la demanda arbitral, y una agenda pensada para plazos judiciales calcula mal esas fechas. Los plazos procesales siguen otra lógica, y mezclarlos en el mismo calendario que la mediación o el arbitraje es el error más frecuente en despachos que llevan las dos cosas a la vez.

Cómo gestionar expedientes de mediación y arbitraje paso a paso

Esta es la secuencia desde el alta del expediente hasta el archivo del acuerdo o el laudo firme.

1. Da de alta el expediente y clasifica el procedimiento

• Abre una ficha por procedimiento, no por cliente: mediación y arbitraje no comparten expediente aunque las partes coincidan.
• Anota el tipo desde el primer día: mediación civil, mediación mercantil, arbitraje de derecho o arbitraje de equidad.
• Si el asunto llega por derivación judicial, conserva el NIG del procedimiento de origen para acreditar el intento de MASC que exige el artículo 5 de la Ley 1/2025.
• Identifica a las partes, sus representantes y, si existe, la institución arbitral o el centro de mediación designado.
• Sube el convenio arbitral o el acuerdo de sometimiento a mediación en PDF desde el alta.

2. Controla los plazos de mediación y arbitraje

• Marca la fecha de la sesión constitutiva: desde ahí corren los dos meses que fija el artículo 20 de la Ley 5/2012, salvo pacto de las partes.
• En arbitraje, cuenta el plazo del laudo desde la contestación a la demanda o el vencimiento del plazo para presentarla: seis meses según el artículo 37.2 de la Ley 60/2003.
• Registra la prórroga si los árbitros la acuerdan de forma motivada: el mismo artículo la limita a dos meses adicionales.
• Lleva una tabla de vencimientos separada de la agenda judicial: mediación y arbitraje no se computan por días hábiles procesales.
• Revisa cada expediente abierto al menos una vez por semana para no perder el plazo de dictado del laudo.

3. Documenta las sesiones, actas y convenios

• Redacta el acta de cada sesión con fecha, asistentes y acuerdos parciales.
• Conserva el acta final que exige el artículo 19 de la Ley 5/2012 cuando la mediación termina con acuerdo.
• Firma el convenio o el laudo con firma electrónica para dejar constancia de la fecha exacta de cierre.
• Sube el PDF del convenio o del laudo al expediente para que las partes, la fecha y el procedimiento de origen queden extraídos sin transcribirlos dos veces.
• Si el asunto procede de un procedimiento judicial, el expediente conserva el registro de notificaciones LexNet dentro del expediente, incluida la resolución que homologó la derivación a mediación.

4. Gestiona honorarios, provisión de fondos y factura Verifactu

• Fija la provisión de fondos antes de la primera sesión y vincúlala al expediente, no a la cuenta general del despacho.
• Emite la factura de honorarios del mediador o del árbitro conforme al Reglamento de facturación aprobado por el Real Decreto 1007/2023, que exige sistemas verificables (Verifactu).
• Concilia lo cobrado con lo facturado por partida doble para que la provisión no se confunda con ingreso.
• Genera la factura desde el propio expediente para que quede vinculada al procedimiento y no como un documento suelto.
• Plea cobra por profesional y mes, con el mismo importe para el abogado y para el procurador, en Plea Essential, sin tope de profesionales, y en Plea Complete, de uno a tres; desde cuatro profesionales se puede elegir Plea Firm, con los nueve complementos y BirdsEye incluidos, y una escalera marginal. El equipo tiene su propio precio. Plea Essential incluye expedientes, plazos, documentos, agenda y la IA que lee lo que entra; los nueve complementos, entre ellos Contabilidad y el Buzón de facturas y provisión de fondos, se contratan sueltos y Plea Complete los incluye todos. La factura exacta sale en la calculadora de precio.

5. Convierte el acuerdo en título ejecutivo

• Eleva el acuerdo de mediación a escritura pública cuando las partes lo pidan, conforme al artículo 25 de la Ley 5/2012, para que tenga fuerza ejecutiva.
• Verifica que el laudo arbitral firme cumple los requisitos del artículo 37 de la Ley 60/2003 antes de entregarlo a las partes.
• Archiva el título ejecutivo en el mismo expediente, con base en el artículo 517 de la Ley de Enjuiciamiento Civil, para no reconstruir la cadena de documentos si hay ejecución posterior.
• Anota la fecha de notificación del laudo: desde ahí corren los dos meses de la acción de anulación del artículo 41.4 de la Ley 60/2003.

6. Cierra el expediente y archiva el histórico

• Marca el expediente como cerrado solo cuando estén subidos el acta final, el convenio o el laudo, y la factura.
• La Ley 60/2003 no fija un plazo de custodia del expediente, pero el plazo general de prescripción de acciones personales es de cinco años (artículo 1964 del Código Civil), y conviene archivar por ese periodo como mínimo.
• Cierra la provisión de fondos y concilia el saldo con contabilidad antes de dar de baja el expediente.
• Deja registrado quién intervino y con qué rol, para responder si surge después un conflicto de intereses en el mismo asunto.

Opciones para gestionar expedientes de mediación y arbitraje en 2026

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Errores frecuentes en despachos de mediación y arbitraje

Estos son los fallos que se repiten en despachos de mediación y arbitraje en 2026:

• Mezclar el expediente de mediación con el expediente judicial de origen y perder la trazabilidad del NIG.
• No fijar la fecha de la sesión constitutiva, lo que impide calcular los dos meses del artículo 20 de la Ley 5/2012.
• Facturar los honorarios del mediador sin diferenciarlos de la provisión de fondos, lo que descuadra la contabilidad por partida doble.
• Entregar el laudo sin comprobar el plazo de dos meses de la acción de anulación (art. 41.4 Ley 60/2003), dejando a las partes sin margen de reacción.
• No conservar el acta final firmada cuando la mediación concluye con acuerdo (art. 19 Ley 5/2012).

Una última cosa

El plazo de dos meses para pedir la anulación del laudo (art. 41.4 Ley 60/2003) empieza a correr con la fecha de notificación, no con la fecha de firma. Si el expediente no registra el día exacto de la notificación, el cómputo se hace a ciegas, y eso pasa con más frecuencia de la que parece en despachos que en 2026 siguen archivando el laudo como un PDF suelto fuera del expediente.

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