Software de gestión para despachos con equipos remotos

TL;DR

• El software de gestión para despachos con equipos remotos centraliza expedientes y notificaciones LexNet; Plea funciona igual desde cualquier ubicación, sin VPN.
• El control de acceso por rol y la trazabilidad de cada documento sustituyen a la carpeta compartida cuando el equipo trabaja fuera de la oficina.
• La Ley 10/2021 de trabajo a distancia obliga a un acuerdo escrito cuando el teletrabajo supera el 30 % de la jornada en tres meses (art. 1.3).
• Plea Essential cubre expedientes, plazos, documentos y agenda de uno a tres profesionales, con los complementos sueltos; Plea Complete los incluye todos y, desde cuatro profesionales, el plan es Plea Firm. La IA tiene su cupo al mes por profesional en los tres.

Por qué importa la gestión remota para estos despachos

Un despacho con abogados repartidos entre oficina, domicilio y sede de cliente no puede depender de un servidor local ni de una carpeta de red accesible solo desde la oficina. El expediente tiene que verse igual desde un portátil en casa que desde un ordenador de la sede: mismo documento, mismo plazo, misma notificación vinculada. El registro de notificaciones LexNet dentro del expediente tiene que quedar igual de accesible para el abogado que trabaja desde casa que para el que está en la oficina.

La Ley 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia, obliga a formalizar un acuerdo individual cuando el trabajo a distancia supera el 30 % de la jornada en un periodo de referencia de tres meses (art. 1.3). Eso incluye a los abogados que llevan expedientes desde casa dos o tres días por semana. El acuerdo debe recoger el inventario de medios y equipos que la firma pone a disposición del profesional, y el software de gestión forma parte de ese inventario.

Centraliza el expediente en un repositorio único

Antes de cambiar de herramienta, ordena lo que ya existe. La disciplina manual evita que el expediente se rompa en cinco copias distintas.

• Define una carpeta raíz por expediente con nomenclatura fija (NIG, parte y año).
• Sube cada notificación y escrito en el momento en que llega, no al final del día.
• Elimina las copias locales guardadas en el portátil de cada abogado.
• Revisa semanalmente qué expedientes tienen documentos duplicados o sin subir.

Define permisos de acceso por rol

A partir de aquí, un software de gestión como Plea sustituye la carpeta compartida por un expediente único con permisos por rol: abogado, procurador, equipo y becario ven solo lo que les corresponde.

• Asigna permisos de lectura y escritura por expediente, no por carpeta general.
• Registra qué usuario abrió, modificó o descargó cada documento.
• Revoca el acceso el mismo día que un colaborador deja el despacho.
• Separa el acceso de procuradores del acceso de los abogados titulares del expediente.

Vincula cada notificación LexNet al expediente correcto

El registro de notificaciones LexNet dentro del expediente evita que una notificación llegue a la bandeja de un abogado en remoto y no quede vinculada al expediente a tiempo.

• Anota la fecha de acceso a la notificación en el expediente, no solo la fecha de recepción en el sistema.
• Adjunta el justificante de la notificación el mismo día en que se produce.
• Marca el vencimiento del plazo en el calendario del expediente, no en una agenda personal.
• Asigna un abogado de respaldo para las notificaciones que llegan cuando el titular está fuera.

Sincroniza la agenda de plazos procesales entre ubicaciones

• Enlaza el calendario del despacho con la herramienta de correo que use cada abogado, para que todos vean el mismo plazo.
• Asigna un responsable de guardia para los plazos que vencen en días sin turno presencial.
• Marca los plazos que dependen de un día inhábil según el calendario judicial de la sede.
• Revisa cada lunes los plazos que vencen esa semana, con independencia de quién lleve el expediente.

Protege el acceso remoto con cifrado y control de dispositivos

El Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) obliga a notificar una brecha de seguridad a la autoridad de control en un plazo de 72 horas desde que se tiene constancia de ella (art. 33). Un despacho con abogados accediendo desde redes domésticas tiene más superficie de riesgo que uno con un único servidor en la oficina. El backup de los datos del despacho tiene que quedar fuera del alcance de los dispositivos personales del equipo.

• Exige autenticación en dos pasos para cualquier acceso fuera de la red del despacho.
• Cifra el disco de cada portátil que sale de la oficina.
• Revisa el historial de accesos del expediente cuando un cliente reporta una filtración.
• Mantén una copia de seguridad de los datos del despacho separada de los equipos personales del equipo.

Factura y concilia cobros desde cualquier ubicación

La facturación compatible con Verifactu no depende de dónde esté el abogado que emite la factura, sino de que el software la genere desde el expediente correcto. El reglamento Verifactu está en vigor desde abril de 2026, aunque los plazos de doce y veinticuatro meses para obligarse cuentan desde una orden ministerial todavía pendiente de publicación.

• Emite la factura electrónica compatible con Verifactu desde el mismo expediente que gestiona el asunto.
• Concilia cada cobro con la contabilidad por partida doble del despacho, no en una hoja aparte.
• Da acceso de solo lectura a facturación al abogado que no lleva la contabilidad.
• Revisa mensualmente los cobros pendientes por igualas o por cuota litis, según el modelo de facturación del despacho.

Documenta el acuerdo de trabajo a distancia y el registro horario

Cuando el teletrabajo supera el 30 % de la jornada en tres meses, el despacho firma el acuerdo individual que exige la Ley 10/2021 (art. 1.3). El registro horario obligatorio del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores rige igual para el abogado en remoto que para el que ficha en la oficina, vigente desde el 12 de mayo de 2019 (Real Decreto-ley 8/2019).

• Registra la hora de inicio y fin de la jornada con independencia de la ubicación desde la que se trabaja.
• Conserva el registro horario durante cuatro años, a disposición de la Inspección de Trabajo.
• Incluye en el acuerdo de teletrabajo el inventario de medios que el despacho pone a disposición del abogado.
• Revisa trimestralmente si algún abogado ha superado el 30 % de jornada remota sin acuerdo firmado.

Comparativa de opciones para despachos con equipos remotos

El expediente único en la nube gana frente a la carpeta compartida en cualquier despacho con abogados que no coinciden físicamente cada día.

Errores habituales en despachos con equipos remotos

• Dejar el PDF de la demanda o el escrito en el portátil personal del abogado sin subirlo al repositorio del despacho.
• No revocar el acceso al expediente el mismo día que un colaborador o becario deja el despacho.
• Firmar acuerdos de teletrabajo genéricos que no recogen el inventario de medios exigido por la Ley 10/2021 (art. 1.3).
• Confiar el cómputo de plazos a una agenda personal en lugar de vincularlo al expediente y a la notificación correspondiente.
• No registrar la jornada de los abogados en remoto, incumpliendo el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.

Centraliza el despacho en un expediente

Un único expediente para equipos remotos, con LexNet, plazos y facturación.

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Una cosa más

El acuerdo de trabajo a distancia de la Ley 10/2021 no caduca solo porque el abogado vuelva a la oficina dos días por semana. Si la media de los tres meses de referencia sigue por encima del 30 %, el acuerdo sigue siendo obligatorio aunque el reparto semanal cambie.

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