Software de gestión para despachos multisede en 2026

TL;DR

• Un software de gestión para despachos multisede debe unificar expediente, facturación y plazos entre sedes. Plea reúne las tres piezas en un mismo despacho, pero no distingue sedes: tiene una sola identidad fiscal para facturar y sus permisos son por función y por persona, no por oficina. Recomendado si las sedes comparten CIF y no necesitáis separar el acceso por oficina.
• Verifactu obliga al despacho desde 2027: el 1 de enero a las sociedades y el 1 de julio al resto. Las sedes que facturan con el mismo CIF comparten ese cumplimiento; una sede con CIF propio es otra sociedad y lo necesita aparte.
• Los CRM genéricos sin LexNet fallan en despachos con varias sedes: no vinculan la notificación ni cuentan el plazo. Descartar.
• La tarifa no va por sede: crece con el número de profesionales, no con el número de oficinas.

1 CIF por sociedad

Las sedes de un mismo despacho lo comparten; un CIF distinto es otra sociedad

1 enero 2027

Verifactu para sociedades; 1 de julio de 2027 para el resto

Por qué importa esto

Un despacho de una sola sede puede sobrevivir con un Excel de plazos y una carpeta compartida. Un despacho con varias sedes no: aunque las oficinas compartan el CIF del despacho, cada una emite sus facturas, apunta sus gastos y recibe las notificaciones LexNet de sus propios abogados.

Si esas tres piezas no están conectadas, el socio director descubre el descuadre en la tasación de costas o en las consignaciones pendientes cuando ya es tarde para corregirlo. Verifactu obliga desde el 1 de enero de 2027 a las sociedades y desde el 1 de julio de 2027 al resto, y el Real Decreto 238/2026, de factura electrónica entre empresas, está en vigor desde el 20 de abril de 2026 con su aplicación diferida a una orden ministerial todavía sin publicar. Con varias oficinas ya no basta con facturar bien en una: todas emiten facturas del mismo despacho.

Para quién es esto

Esta guía es para despachos con entre dos y quince sedes donde el socio director necesita visibilidad global del expediente y cada oficina necesita gestionar el suyo sin depender de reenviar PDFs por correo. Un despacho mercantilista con sede en Madrid y otra en Barcelona necesita ver el mismo expediente concursal desde las dos oficinas sin duplicar el caso en dos sistemas distintos: eso lo resuelve un único expediente compartido, como el que describe la gestión de expedientes mercantiles. Si tu despacho tiene una sola oficina, esta comparativa no te aplica: el problema que resuelve es de coordinación entre sedes, no de gestión de expedientes en sí.

Qué buscar en un software de gestión para despachos multisede

Expediente único visible desde todas las sedes

Si cada oficina lleva su propio Excel de expedientes, el socio director no sabe cuántos casos activos tiene el despacho en conjunto. Un expediente centralizado con acceso diferenciado por sede evita duplicar el mismo caso en dos sistemas y permite reasignar un expediente de una oficina a otra sin perder el histórico de plazos y comunicaciones.

Facturación de todas las sedes con cumplimiento Verifactu

El despacho tiene que emitir conforme a Verifactu desde el 1 de enero de 2027 si es contribuyente del Impuesto sobre Sociedades y desde el 1 de julio de 2027 en el resto de casos. Las sedes que facturan con el CIF del despacho comparten el mismo sistema de facturación; una sede con CIF propio es otra entidad o persona que factura, con su propia obligación y su propia facturación.

Contabilidad de partida doble consolidada

La contabilidad de una sociedad es una sola aunque tenga varias oficinas; lo que el socio necesita es ver el resultado de cada una dentro de ella. Si una sede es otra sociedad, lleva su propio libro y el balance consolidado exige sumar los de cada una, con riesgo de descuadres en la tasación de costas o en consignaciones pendientes de repartir.

Plazos procesales y registro de notificaciones LexNet, sede a sede

Entrar en LexNet exige el certificado de cada abogado, y ese paso no lo hace ningún software. Lo que sí debe hacer el sistema es vincular la notificación ya recibida al expediente correcto y contar el plazo automáticamente, sin importar en qué sede se dio de alta el caso. El cómputo no arranca el día de la descarga: el art. 151.2 LEC da el acto de comunicación por hecho el día siguiente hábil a la fecha que consta en el resguardo, y el art. 133 LEC fija cómo se cuentan los días desde ahí. Una sede que cuente desde el día equivocado pierde el plazo sin que nadie lo vea desde la sede central, y los cinco días de un recurso de reposición (art. 452.1 LEC) se agotan mientras la notificación viaja por correo interno de una oficina a otra.

Permisos y roles diferenciados por sede

No todos los abogados de la sede de Valencia necesitan ver los expedientes de la sede de Sevilla, sobre todo en despachos de familia donde la confidencialidad entre clientes es crítica. Un sistema de permisos por oficina, no solo por usuario, evita que alguien de una sede acceda a expedientes ajenos a su ubicación.

Precio que escala con las personas, no con las sedes

Abrir una oficina no debería costar dinero por sí solo. Lo que conviene mirar es si la tarifa cuenta sedes o cuenta personas: en Plea se paga por profesional y mes, y en Plea Firm, que se elige desde cuatro profesionales, el precio por profesional baja por tramos, así que una sede de dos abogados nunca paga lo que una de veinte.

Qué cubre Plea de estos criterios y qué no

Plea, que es quien publica esta guía, lleva el expediente, los plazos, las notificaciones LexNet, la facturación compatible con Verifactu y la contabilidad por partida doble en un mismo despacho, visible desde cualquier oficina, y cobra por profesional y no por sede; las notificaciones y la contabilidad son complementos, incluidos en Plea Complete. No distingue sedes: cada despacho tiene una única identidad fiscal para facturar, la habitual cuando las oficinas comparten CIF, así que no emite con un CIF distinto por oficina ni consolida la contabilidad de varias sociedades, y el acceso se reparte por función y por persona, no por oficina. Si alguna sede es otra sociedad con CIF propio, o necesitas separar el acceso por oficina, Plea no lo resuelve.

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Qué configuración conviene según tu área de práctica dominante

Mercantilista multisede — concursal y societario. El expediente mercantil multisede necesita distinguir entre juzgados de lo mercantil de cada provincia, porque la sede de Madrid y la de Bilbao no litigan ante el mismo juzgado. En Plea, al subir el PDF de una notificación de LexNet salen el órgano, los autos y el plazo con su cita. Recomendado si tu despacho lleva concursales en más de una sede, las sedes comparten CIF y no necesitáis separar el acceso por oficina.

Penalista — el más exigente, con instrucción en varios juzgados. La sede que atiende guardias de detenidos necesita ver el expediente penal actualizado en tiempo real desde cualquier oficina, incluida la de guardia de fin de semana. Lo que cuenta es que el expediente sea uno solo para todas las oficinas, con sus diligencias y recursos, y no una copia por sede; más en el CRM para abogados penalistas. Recomendado para despachos con guardias en más de una sede que comparten CIF y no necesitan separar el acceso por oficina; A valorar si solo tienes un turno de oficio en una única sede.

Laboralista — con delegaciones en varias provincias. Un despacho laboralista con delegaciones en varias provincias litiga ante juzgados de lo social distintos y necesita contar los plazos de conciliación previa desde cada sede. Lo que cuenta es que todas las delegaciones trabajen sobre el mismo expediente y el mismo cómputo de plazos; más en el CRM para abogados laboralistas. Recomendado si las delegaciones comparten CIF y no necesitáis separar el acceso por oficina.

Civilista — el clásico con criterios dispares entre sedes. Las Audiencias Provinciales varían de criterio de una provincia a otra, y un despacho civilista con sedes en dos audiencias distintas necesita que cada expediente refleje el criterio de la sede que lo tramita. La gestión de expedientes civiles evita mezclar plazos de una audiencia con los de otra. A valorar si litigas en más de una Audiencia Provincial; Descartar si toda tu actividad civil se concentra en un solo partido judicial.

Familia — el especializado en confidencialidad entre oficinas. Un despacho de familia con sedes en dos ciudades maneja expedientes con datos sensibles de menores y bienes gananciales; separar el acceso por oficina suele ser una exigencia aquí. En Plea el acceso se reparte por función y por persona, y no hay un permiso por oficina. Descartar si necesitas separar el acceso por oficina; A valorar si todas las sedes pueden ver los expedientes y facturáis con un solo CIF.

Qué evitar

• Hojas de cálculo compartidas en la nube. Parecen resolver el multisede porque todos ven el mismo archivo, pero no versionan cambios ni cuentan plazos procesales por sí solas.
• CRM genérico sin vínculo a LexNet. Organiza contactos y tareas, pero no vincula la notificación recibida al expediente correcto ni cuenta el plazo desde la fecha real de notificación.
• Software de escritorio instalado por sede sin sincronización. Cada oficina termina con su propia versión de los datos, y el socio director descubre la diferencia solo al cerrar el ejercicio.

Comparativa por tamaño de despacho

Una cosa más

Las fechas de Verifactu (1 de enero de 2027 para las sociedades y 1 de julio de 2027 para el resto) vienen del Real Decreto-ley 15/2025, que modificó el Real Decreto 1007/2023. Son distintos los plazos de doce y veinticuatro meses del Real Decreto 238/2026, el de factura electrónica entre empresas: cuentan desde una orden ministerial que todavía no se ha publicado. Un despacho multisede que espera ese plazo largo puede llevarse una sorpresa si la orden sale antes de lo previsto: conviene revisar ya la facturación de todas las sedes, no cuando falten dos meses.

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