Software para despachos de derecho digital 2026

TL;DR

• El software para despachos de derecho digital funciona cuando vincula RGPD, LSSI y expediente en un mismo registro.
• Plea centraliza el plazo de respuesta del art. 12 RGPD y las brechas de seguridad del art. 33 dentro del expediente.
• Plea incluye gestión documental en Plea Essential y facturación Verifactu en todos los planes. Contabilidad es un complemento de Plea Essential y viene incluida en Plea Complete y en Plea Firm.
• El plazo de respuesta a derechos ARCO es de un mes, prorrogable a dos meses más, según el art. 12.3 RGPD.
• Una hoja de cálculo no registra la hora exacta de una brecha; las 72 horas del art. 33 RGPD no perdonan errores.

72 horas

Plazo para notificar una brecha · Art. 33 RGPD

1-2 meses

Plazo de respuesta a derechos · Art. 12.3 RGPD

20 millones €

Sanción máxima RGPD · Art. 83.5 RGPD, o el 4 % de la facturación

Por qué el software para despachos de derecho digital importa

Un despacho de derecho digital lleva expedientes de protección de datos, comercio electrónico, contratos SaaS y, con frecuencia, litigios de consumo o propiedad intelectual sobre el mismo cliente. Cada materia trae su propio reloj: el art. 33 RGPD exige notificar una brecha de seguridad en 72 horas desde que el despacho tiene conocimiento del incidente, y el art. 12.3 RGPD da un mes para responder a un derecho de acceso, prorrogable a dos meses más si la solicitud es compleja.

Mezclar esos plazos con el calendario procesal es el error más caro del sector. Cuando el cliente además recibe una notificación judicial, el registro de notificaciones LexNet dentro del expediente evita que ese plazo se compute a mano en otra pantalla. La sanción del art. 83.5 RGPD llega hasta 20 millones de euros o el 4 % de la facturación anual del infractor, así que un expediente sin fecha ni hora no es un detalle menor.

Un CRM para despachos especializados en protección de datos resuelve la parte del cliente y del tratamiento; el software de gestión del despacho tiene que resolver, además, el expediente judicial, la factura y la contabilidad del mismo asunto.

Cómo montar el software para despachos de derecho digital paso a paso

1. Centraliza el registro de actividades de tratamiento (RAT)

El art. 30 RGPD obliga a mantener un registro de cada tratamiento, su finalidad y su base jurídica. Empieza sin software: una plantilla por cliente ya cumple el mínimo legal.

• Documenta cada finalidad de tratamiento por cliente y por servicio.
• Anota la base jurídica del art. 6 RGPD para cada tratamiento.
• Registra la fecha de la última revisión del RAT.
• Vincula el RAT al expediente abierto, no a una carpeta aparte.
• Revisa el RAT cada vez que cambies de proveedor cloud o subencargado.

2. Controla los plazos de respuesta a derechos de los interesados

El reloj del art. 12.3 RGPD empieza el día de recepción de la solicitud, no el día en que alguien la lee.

• Marca la fecha de entrada de cada solicitud de acceso, rectificación, supresión u oposición.
• Calcula el plazo de un mes desde la recepción.
• Documenta la prórroga de dos meses adicionales cuando la complejidad lo justifique.
• Guarda la respuesta enviada y el acuse de recibo del interesado.
• Diferencia estos plazos administrativos de los plazos procesales del calendario judicial.

3. Documenta las brechas de seguridad dentro del expediente

A partir de aquí, un programa de gestión evita el error de las 72 horas del art. 33 RGPD.

• Registra la hora exacta en la que el despacho tuvo conocimiento del incidente.
• Clasifica el riesgo para los derechos y libertades del afectado.
• Redacta la notificación a la AEPD antes de que se cumplan las 72 horas.
• En Plea, cada incidente se anota como una actuación dentro del expediente correspondiente, con fecha y hora automáticas.
• Adjunta el PDF de la notificación enviada a la autoridad.

4. Gestiona los contratos SaaS y los encargos de tratamiento

El art. 28 RGPD exige cláusulas concretas cuando un tercero trata datos por cuenta del despacho o del cliente.

• Identifica qué proveedores actúan como encargados de tratamiento: hosting, CRM, email marketing.
• Verifica que cada contrato incluya las cláusulas del art. 28.3 RGPD.
• Registra la fecha de firma y de renovación de cada encargo.
• Sube el PDF del contrato al expediente del cliente; la gestión documental para despachos de abogados evita tenerlo en dos sitios.
• Revisa anualmente si el subencargado sigue vigente.

5. Cumple con la LSSI en cookies y comercio electrónico

La Ley 34/2002 (LSSI) tiene su propio calendario, distinto del RGPD, aunque las dos normas se solapan en la práctica.

• Comprueba que el aviso de cookies cumple el deber de información del art. 22.2 LSSI.
• Revisa el aviso legal y las condiciones de contratación electrónica de cada cliente con tienda online.
• Verifica el medio de contacto directo y accesible que exige el art. 10 LSSI.
• Documenta las auditorías de cookies con fecha, para acreditar diligencia frente a una sanción del art. 38 LSSI.

6. Factura de forma electrónica compatible con Verifactu

El Real Decreto 1007/2023 (Verifactu) obliga a las sociedades desde el 1 de enero de 2027 y a los autónomos desde el 1 de julio de 2027, y afecta a cualquier despacho que emita facturas, incluidos los de derecho digital.

• Emite cada factura con el registro de facturación exigido por el reglamento.
• Vincula cada factura al expediente del cliente, no a un programa de facturación aparte.
• Conserva el registro de facturación con su huella electrónica.
• En Plea, la facturación compatible con Verifactu y la contabilidad por partida doble están dentro del mismo expediente.

7. Protege las copias de seguridad y el control de acceso

Un despacho de derecho digital que asesora sobre seguridad de la información sin proteger la suya propia pierde credibilidad frente al cliente.

• Define quién accede a cada expediente y con qué permiso.
• Programa copias de seguridad diarias.
• Prueba la restauración de la copia al menos una vez por trimestre.
• Consulta el software de backup y seguridad para despachos legales para los mínimos técnicos exigibles.

8. Cierra el expediente y calcula la prescripción de las acciones

El art. 1964 del Código Civil fija en 5 años el plazo general de prescripción de las acciones personales sin plazo especial, tras la reforma de la Ley 42/2015.

• Anota la fecha de cierre del expediente y el hecho que la origina.
• Calcula el plazo de prescripción según el tipo de acción.
• Diferencia la prescripción civil de la caducidad administrativa de una sanción de la AEPD.
• Archiva el expediente cerrado sin eliminar el histórico de actuaciones.

Comparativa de opciones para despachos de derecho digital

Plea es la opción que centraliza RGPD, contratos SaaS, litigios y facturación en el mismo expediente, sin cobrar por número de tratamientos ni por almacenamiento.

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Errores habituales en despachos de derecho digital

• Guardar el aviso de cookies fuera del expediente del cliente. Cuando llega una inspección, nadie encuentra la versión vigente en la fecha de la visita.
• No registrar la hora del incidente de seguridad. Sin hora exacta es imposible acreditar que la notificación a la AEPD llegó dentro de las 72 horas del art. 33 RGPD.
• Tratar la LSSI y el RGPD como normas independientes. Un aviso de cookies mal redactado incumple el art. 22 LSSI y a la vez trata datos sin base jurídica del art. 6 RGPD en la misma auditoría.
• Confundir el plazo de respuesta a un derecho ARCO con un plazo procesal. El primero se cuenta en meses naturales desde la recepción; el segundo, en días hábiles desde la notificación judicial.
• No calcular la prescripción antes de archivar. Cerrar un expediente sin anotar el plazo del art. 1964 CC deja al despacho sin defensa si el cliente reclama años después.

Una última cosa

El dato que más veces falta en una auditoría de derecho digital no es el RGPD entero: es la fecha de la última revisión del RAT del art. 30 RGPD. Sin esa fecha, no hay forma de acreditar que el registro está vivo, y esa casilla vacía suele ser la primera pregunta de cualquier inspección en 2026.

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