Software correspondencia postal despacho: guía 2026

TL;DR

• El software de correspondencia postal despacho vincula cada carta escaneada al expediente y al plazo, sin carpetas físicas.
• El burofax con acuse de recibo aporta prueba fehaciente para requerimientos extrajudiciales, no solo para notificaciones judiciales.
• El art. 30 del Código de Comercio obliga a conservar la correspondencia mercantil durante 6 años.
• Plea sube el PDF de la carta al expediente y calcula el plazo desde la fecha de recepción; escanear sigue siendo manual.
• La correspondencia postal y el registro de notificaciones LexNet dentro del expediente son canales distintos que conviven en el mismo despacho.

3 horas

Margen mínimo entre dos intentos de notificación · Art. 42.2 LPACAP

6 años

Conservación obligatoria de correspondencia mercantil · Art. 30 Código de Comercio

2 intentos

Notificaciones antes del anuncio en el BOE · Art. 44 LPACAP

Por qué importa la correspondencia postal en un despacho

El artículo 152.1 de la Ley de Enjuiciamiento Civil (LEC) admite el correo certificado con acuse de recibo como forma válida de comunicación cuando la parte no actúa a través de procurador o de medios telemáticos. Eso significa que un despacho sigue recibiendo, en 2026, cartas que no pasan por LexNet: requerimientos de aseguradoras, burofax de la contraparte, notificaciones de organismos que todavía no comunican por vía electrónica.

Sin un sitio único, cada carta termina en un cajón, en el correo personal del abogado o en una carpeta que nadie más consulta. La gestión documental para despachos de abogados resuelve ese punto cuando el documento entra en el expediente y no en un buzón individual.

La pregunta que importa no es cuánta correspondencia llega, sino qué plazo empieza a correr con cada carta y quién responde de ese plazo dentro del despacho.

Registra cada entrada y salida de correspondencia

Empieza por el registro manual, sin coste y sin depender de ningún programa.

• Anota la fecha exacta de recepción, el remitente y el expediente al que corresponde cada carta.
• Usa un número correlativo de entrada para cada documento, judicial o comercial.
• Separa la correspondencia procesal (requerimientos, burofax de contrapartes) de la correspondencia administrativa del despacho.
• Anota si el envío llegó por correo certificado, burofax o carta ordinaria: cada uno tiene un valor probatorio distinto.

Digitaliza el documento el mismo día que llega

• Escanea la carta o el burofax en PDF antes de archivar el papel.
• Nombra el archivo con la fecha de recepción y el número de expediente.
• Guarda también el sobre o el resguardo de Correos si acredita la fecha de entrega.
• Descarta el papel solo cuando el escaneado quede vinculado al expediente, no antes.

Vincula la fecha de recepción al plazo que dispara

El artículo 5 del Código Civil fija que los plazos señalados por días excluyen el día de la notificación y empiezan a contar al día siguiente. Aplicar esa regla a mano, carta por carta, es donde más despachos fallan.

Aquí conviene automatizar en vez de calcular con el calendario cada vez: Plea toma la fecha de recepción que subes junto al PDF de la carta y calcula el plazo dentro del mismo expediente, con el mismo criterio que aplicas al gestionar los plazos procesales sin errores.

• Registra la fecha de recepción, no la fecha en que abriste el sobre.
• Verifica si el plazo se cuenta en días naturales o hábiles según el procedimiento.
• Marca el día de vencimiento dentro del expediente, no solo en una agenda aparte.
• Revisa si la carta interrumpe o suspende un plazo de prescripción distinto al de la contestación.

Usa burofax o correo certificado para requerimientos fehacientes

El artículo 1100 del Código Civil vincula la mora del deudor a un requerimiento, y ese requerimiento necesita fecha y contenido acreditados si acaba en un procedimiento. El burofax con certificación de contenido cubre ambos puntos; el correo certificado con acuse de recibo solo acredita la entrega.

• Usa correo certificado con acuse de recibo para notificar decisiones que necesitan fecha cierta.
• Usa burofax con certificación de contenido cuando además necesitas acreditar qué decía la carta.
• Guarda el justificante de admisión y el de entrega por separado: son dos pruebas distintas.
• Adjunta el resguardo al expediente el mismo día, no al cierre del caso.

Centraliza la correspondencia por expediente, no por buzón

Un despacho que archiva la correspondencia en el correo electrónico de un abogado la pierde en cuanto esa persona cambia de puesto o coge vacaciones. Archivarla por expediente evita ese punto: cualquier persona autorizada abre el expediente y ve la carta, el plazo y el documento judicial en el mismo sitio.

• Da acceso al expediente a quien vaya a necesitar la carta, no solo a quien la recibió.
• Etiqueta cada documento con el tipo de correspondencia: burofax, certificado u ordinaria.
• Revisa semanalmente los expedientes con correspondencia pendiente de respuesta.
• Marca como cerrada la correspondencia una vez contestada o vencido el plazo.

Centraliza la correspondencia en el expediente

Sube el PDF de cada carta y vincúlalo al plazo del expediente correspondiente.

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Define quién recibe y quién resuelve cada carta

• Asigna un responsable de apertura de correo distinto del abogado que lleva el expediente.
• Establece un plazo interno de 24 a 48 horas para trasladar la carta al abogado responsable.
• Define un sustituto para cuando el responsable habitual esté de vista o de baja.
• Deja constancia de quién trasladó la carta y cuándo, dentro del propio expediente.

Conserva el justificante de entrega el tiempo legal exigido

El artículo 30 del Código de Comercio obliga a conservar los libros, la correspondencia y la documentación del negocio durante 6 años desde el último asiento. Esa obligación alcanza a la correspondencia postal de un despacho, no solo a las facturas.

• Guarda el PDF de la carta y el justificante de entrega en el mismo expediente, no en carpetas sueltas.
• Aplica el plazo de 6 años también a la correspondencia de expedientes ya cerrados.
• Revisa, antes de destruir el papel, si el expediente sigue con recursos pendientes.
• Diferencia el plazo de conservación mercantil del plazo de prescripción de la acción concreta.

Opciones para gestionar la correspondencia postal en un despacho en 2026

Plea es la opción más directa para despachos que ya llevan sus expedientes en un software de gestión y quieren sumar la correspondencia postal sin abrir otra carpeta. El libro en papel y la hoja de cálculo cubren volúmenes pequeños; el burofax y el correo certificado resuelven la prueba de entrega, no el archivo del despacho.

Errores frecuentes al gestionar la correspondencia postal en un despacho

• Guardar el burofax en el correo electrónico personal del abogado y no en el expediente.
• No anotar la fecha exacta de recepción, lo que impide aplicar correctamente el artículo 5 del Código Civil.
• Tratar la correspondencia postal igual que el registro de notificaciones LexNet dentro del expediente, cuando son canales distintos con reglas distintas.
• Destruir los acuses de recibo antes de cumplir el plazo de conservación mercantil de 6 años.
• No definir quién abre el correo cuando el abogado responsable está de vista o de viaje.

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