De extracto bancario a cobro conciliado en el despacho

TL;DR

• Conciliación bancaria despacho abogados: identifica el movimiento, acredita su destino y comprueba el saldo antes de cerrar.
• Plea reúne facturación y contabilidad por partida doble para despachos que gestionan sus expedientes.
• Un ingreso bancario no acredita por sí solo qué factura queda pagada.
• Separa honorarios, anticipos y fondos destinados a terceros antes de asignar cada cobro.

Por qué importa conciliar antes de reclamar

Reclama una factura después de comprobar sus cobros, no antes. Una transferencia puede pagar varias facturas, cubrir solo parte de una minuta o corresponder a un anticipo. El importe ayuda a buscar; no basta para decidir.

Plea es software de gestión para despachos de abogados con facturación compatible con Verifactu y contabilidad por partida doble. El criterio operativo es conectar el documento que origina el cobro con el movimiento que lo acredita, sin confundir facturación con entrada de dinero.

En el cierre de 2026, conserva una relación de movimientos revisados y diferencias pendientes. Esa relación permite explicar por qué una factura sigue pendiente aunque exista una transferencia del mismo cliente, o por qué un ingreso todavía no se ha asignado.

Antes de empezar

• Prepara el extracto completo de la cuenta y del periodo: saldo inicial, movimientos y saldo final. Añade facturas, justificantes de transferencias y registros contables del mismo intervalo.
• Identifica quién revisa los movimientos y quién resuelve dudas sobre expedientes, honorarios y fondos recibidos. No cierres una diferencia cuya naturaleza nadie ha confirmado.
• Comprueba los pagos agrupados antes de buscar coincidencias exactas. Una transferencia puede liquidar varias facturas; una factura puede recibir varios abonos. Buscar solo importes idénticos deja ambas situaciones fuera.

Trabaja sobre un periodo delimitado. Para el cierre de 2026, utiliza las mismas fechas en el extracto y en la relación contable. Si comparas intervalos distintos, una diferencia de corte puede parecer un error de cobro.

Los pasos siguientes describen el procedimiento de revisión. Los nombres de datos son criterios documentales, no etiquetas de botones ni una descripción de pantallas.

Preparación del extracto y del periodo

1. Identifica la cuenta que vas a revisar. Anota su titular y comprueba que el extracto corresponde a esa cuenta, no a otra utilizada por el despacho.
2. Delimita las fechas inicial y final. Conserva el documento bancario que acredita ambos saldos y todos los movimientos incluidos.
3. Separa entradas y salidas. No clasifiques todos los ingresos como honorarios ni todas las salidas como gastos sin examinar su justificante.
4. Contrasta que la relación esté completa. Busca saltos de fechas, movimientos repetidos y documentos correspondientes a otro periodo.
5. Prepara una relación de trabajo con fecha de operación, fecha valor, importe, concepto bancario, referencia y documento asociado.

Resultado esperado: dispones de un extracto completo y una relación revisable del mismo periodo, con cada movimiento identificado antes de asignarlo.

No añadas al extracto movimientos que todavía no aparecen en él. Si una transferencia figura en la contabilidad pero no en el banco al cierre, documenta la diferencia temporal y revísala en el siguiente periodo. No la conviertas en un segundo cobro.

La fecha de operación y la fecha valor cumplen funciones distintas en el extracto. Conserva ambas cuando estén presentes; eliminar una para simplificar la revisión puede ocultar el motivo de una diferencia entre documentos.

Identificación del cobro y del expediente

1. Localiza al ordenante y lee el concepto completo. Busca una referencia de factura, cliente o expediente, sin asumir que el titular de la cuenta pagadora es el cliente facturado.
2. Contrasta el movimiento con la factura o el documento que explica el ingreso. Comprueba destinatario, importe y referencias disponibles.
3. Determina la naturaleza del dinero: pago de honorarios, anticipo, fondos destinados a un tercero u otro movimiento justificado.
4. Identifica el expediente al que corresponde. Si el cliente tiene varios asuntos abiertos, confirma el destino antes de repartir el cobro.
5. Deja constancia de la comprobación y conserva el justificante utilizado. Si falta una referencia decisiva, mantén la asignación pendiente.

Resultado esperado: cada ingreso tiene una naturaleza documentada y un destino confirmado, o queda señalado como pendiente de identificación.

El nombre del cliente no sustituye a la referencia de la deuda. Un mismo cliente puede pagar una factura reciente mientras mantiene otra pendiente. También puede realizar un ingreso para gastos del asunto, no para honorarios.

Para extender este criterio al seguimiento de impagos, consulta la guía sobre cómo automatizar la gestión de cobros en un despacho de abogados. La comprobación bancaria debe preceder a cualquier reclamación basada en el estado de una factura.

Aplicación del pago y revisión contable

1. Comprueba el saldo pendiente de la factura antes de aplicar el ingreso. Revisa si ya existen pagos parciales, anticipos aplicados o correcciones documentadas.
2. Asigna únicamente el importe acreditado. Si el pago es parcial, conserva el importe restante como pendiente; no marques toda la factura como satisfecha.
3. Si el ingreso cubre varias facturas, documenta el reparto. La suma de las cantidades asignadas debe coincidir con el movimiento bancario.
4. Revisa el registro contable correspondiente. Distingue el reconocimiento de la factura del movimiento que liquida el saldo del cliente.
5. Comprueba que no has registrado el mismo cobro desde el extracto y desde un justificante aportado por el cliente.

Resultado esperado: el dinero recibido reduce la deuda correcta y el registro contable conserva su explicación, sin duplicar ingresos.

Plea incorpora contabilidad por partida doble y facturación compatible con Verifactu. En este procedimiento, revisa la factura y su cobro como hechos distintos: emitir una factura no demuestra que se haya cobrado, y recibir una transferencia no demuestra por sí solo su aplicación.

Si aparece una comisión bancaria, no rebajes silenciosamente la deuda del cliente para conseguir una coincidencia. Examina el justificante y registra por separado los conceptos que correspondan. El asiento debe explicar el movimiento, no limitarse a cuadrar una cifra.

Comprobación del saldo y cierre documental

1. Contrasta el saldo bancario final con el saldo contable de la cuenta para la misma fecha.
2. Revisa las diferencias una por una. Identifica movimientos pendientes de registro, errores, duplicados y operaciones situadas en fechas distintas.
3. Documenta cada diferencia con su causa, justificante y revisión pendiente. No utilices una anotación genérica de ajuste para esconderla.
4. Corrige los errores confirmados conservando la explicación de la corrección. Después, vuelve a comprobar los saldos.
5. Guarda el extracto, la relación de revisión y los justificantes con el cierre del periodo.

Resultado esperado: el saldo coincide o existe una explicación documentada de las diferencias, con un responsable de resolverlas.

En una revisión de 2026, conserva también la fecha del control y quién lo realizó. Es una recomendación organizativa: permite distinguir el cierre original de una comprobación posterior y localizar la decisión que asignó un ingreso.

Conciliar no significa forzar la igualdad. Significa explicar la relación entre los movimientos bancarios y los registros contables. Una diferencia identificada es preferible a un ajuste sin soporte.

Variante: una transferencia para varias facturas

Cuando el cliente paga varias minutas juntas, cambia la unidad de revisión: parte de la transferencia y reconstruye su reparto. No busques una factura cuyo importe coincida por casualidad.

1. Obtén la relación de facturas que el cliente declara pagar.
2. Contrasta sus saldos pendientes con el importe recibido.
3. Documenta la parte destinada a cada factura.
4. Revisa cualquier sobrante o diferencia antes de cerrar la asignación.

El resultado debe permitir reconstruir el pago desde ambos extremos: qué facturas cubre la transferencia y qué movimientos han liquidado cada factura. Si el cliente no identifica el reparto, pide esa aclaración antes de decidirlo.

Incidencias y correcciones

El importe coincide, pero la referencia no

No asignes el cobro solo por la cantidad. Contrasta ordenante, concepto, factura y expediente; solicita el justificante cuando la información bancaria no permita identificar el destino.

La factura aparece pagada dos veces

Comprueba si existen dos movimientos bancarios reales o un registro duplicado del mismo ingreso. Compara referencias y documentos antes de corregir; dos justificantes pueden acreditar una sola transferencia.

El cliente afirma que pagó, pero el extracto no lo refleja

Pide el justificante y comprueba cuenta destinataria, fecha y estado de la operación. Mantén diferenciada la información aportada por el cliente del ingreso efectivamente reflejado en la cuenta revisada.

El saldo no coincide después de asignar los cobros

Amplía la revisión a las salidas y a los movimientos ajenos a facturas: comisiones, devoluciones y transferencias entre cuentas. La conciliación comprende la cuenta completa, no solo los honorarios cobrados.

Un ingreso mezcla honorarios y fondos para gastos

Documenta el reparto y la finalidad de cada parte. No apliques todo a una minuta para eliminar el pendiente: conserva el soporte que explica qué dinero corresponde a cada concepto.

Organización del trabajo y conservación

Asigna la identificación inicial a quien revise el banco y la decisión sobre ingresos dudosos a quien conozca el expediente. Separa ambas tareas cuando intervengan personas distintas y deja una explicación accesible para la revisión contable.

Plea es software de gestión para despachos de abogados que necesitan expedientes, facturación y contabilidad por partida doble en el mismo producto. Cobra por profesional y mes, con el mismo importe para el abogado y para el procurador, en Plea Essential, sin tope de profesionales, y en Plea Complete, de uno a tres; desde cuatro profesionales se puede elegir Plea Firm, con una escalera marginal por tramos, como el IRPF.

El equipo tiene su propio precio. No hay cobro por expedientes, clientes, almacenamiento o capacidad. La facturación con Verifactu va en todos los planes; Contabilidad, con la conciliación bancaria, y el Buzón de facturas y provisión de fondos son complementos: se contratan sueltos en Plea Essential y van incluidos en Plea Complete y Plea Firm. La puesta en marcha está publicada y puedes consultar la calculadora de precio para calcular la factura del despacho.

Para empresarios sujetos al Código de Comercio, su artículo 30 exige conservar libros, correspondencia, documentación y justificantes del negocio durante 6 años, desde el último asiento realizado en los libros. Organiza el cierre de 2026 con sus soportes; no guardes únicamente el saldo final.

El artículo 66 de la Ley General Tributaria establece 4 años para la prescripción de los derechos que enumera. Ese plazo no equivale a una autorización general para destruir justificantes: el artículo 68 regula su interrupción y deben considerarse las obligaciones de conservación aplicables.

Las acciones personales sin plazo especial prescriben a los 5 años desde que puede exigirse el cumplimiento, según el artículo 1964.2 del Código Civil. El artículo 1973 regula la interrupción por ejercicio ante los tribunales, reclamación extrajudicial o reconocimiento de la deuda. No deduzcas la prescripción de una factura solo de su antigüedad.

Una última comprobación

Revisa también los movimientos que no terminan en una factura. Una cuenta puede cuadrar y contener una asignación equivocada entre expedientes. Antes de cerrar 2026, reconstruye los cobros agrupados y los ingresos de destino dudoso desde su justificante hasta su aplicación.

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