Cómo digitalizar la facturación de tu despacho de abogados

TL;DR

• La digitalización de facturas para despachos profesionales exige Verifactu, series automáticas y conservación de cuatro años.
• El Real Decreto 1007/2023 obliga a que cada factura genere un registro con huella desde abril de 2026.
• La factura electrónica B2B llega en doce o veinticuatro meses según la facturación supere ocho millones de euros (Ley 18/2022, art. 12).
• El artículo 66 de la Ley General Tributaria fija en cuatro años la conservación de cada registro de facturación.
• Plea aplica Verifactu en todos los planes, y desde Plea Essential la factura sale dentro del expediente.

4 años

Conservación de facturas · Art. 66 LGT

12-24 meses

Plazo factura electrónica B2B · Ley 18/2022, art. 12

8 millones €

Umbral que fija el plazo · Facturación anual del despacho

Por qué importa digitalizar la facturación ahora

Un despacho que sigue emitiendo facturas en Word o en una plantilla suelta no tiene forma de generar el registro de facturación que exige el artículo 29.2.j) de la Ley General Tributaria, modificado por la Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal. Ese registro es el que desarrolla el Real Decreto 1007/2023 bajo el nombre de Verifactu.

La consecuencia práctica es sencilla: si el sistema que usas no genera huella, no encadena registros ni permite exportarlos, no cumples el reglamento aunque la factura tenga buena pinta en PDF. Un software de facturación electrónica para despachos de abogados resuelve esto por diseño, no como añadido.

Cómo digitalizar la facturación de tu despacho de abogados

El proceso se organiza en cinco pasos, cada uno con su norma y su plazo:

1. Centraliza la emisión en un único sistema vinculado al expediente. Cada factura debe nacer del mismo expediente que generó el trabajo facturable, no de una plantilla aparte.
2. Aplica Verifactu conforme al Real Decreto 1007/2023. Cada factura genera un registro con huella encadenada al anterior; el sistema debe poder remitirlo o dejarlo disponible para la Agencia Tributaria.
3. Sustituye la numeración manual por series automáticas ligadas al cliente y al expediente, sin huecos ni duplicados.
4. Configura la conservación de cada factura y de su registro de facturación durante los cuatro años que marca el artículo 66 de la Ley General Tributaria, en formato accesible y exportable.
5. Prepara la migración a factura electrónica B2B antes de que venza el plazo del artículo 12 de la Ley 18/2022, que corre en doce o veinticuatro meses según la facturación del despacho.

Si tu despacho ya cobra por igualas o por cuota litis, el paso 1 es el que más tiempo ahorra: cada factura recurrente sale del mismo expediente sin reescribir conceptos cada mes.

Verifactu: registro fiscal en vigor desde abril de 2026

El Reglamento de facturación que desarrolla Verifactu, el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, está en vigor desde abril de 2026. A partir de esa fecha, el sistema que uses tiene que generar un registro de facturación por cada factura emitida, con huella criptográfica que enlaza cada registro con el anterior.

Esto no es una integración externa: es una función que el propio programa de facturación tiene que llevar dentro. Si tu despacho todavía emite facturas desde una plantilla de Word, no hay forma de cumplir el artículo 29.2.j) LGT sin cambiar de sistema.

Conservación de facturas: cuatro años obligatorios

El artículo 66 de la Ley General Tributaria fija en cuatro años el plazo de prescripción de las obligaciones tributarias, y ese es el plazo mínimo de conservación de cada factura y de su registro de facturación asociado. No basta con guardar el PDF: hay que poder exportar el registro completo si la Agencia Tributaria lo requiere.

Un despacho que factura por horas, por iguala o por cuota litis genera series distintas de facturas cada mes. Perder el registro de una de ellas antes de los cuatro años deja al despacho sin forma de acreditar la operación ante una comprobación.

Factura electrónica B2B: doce y veinticuatro meses de plazo

La Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas (Crea y Crece), obliga a emitir y recibir factura electrónica entre empresas y profesionales. El artículo 12 fija el plazo en doce meses desde la publicación del desarrollo reglamentario para quienes facturen más de ocho millones de euros al año, y en veinticuatro meses para el resto.

Esos plazos cuentan desde una orden ministerial que desarrolla el reglamento técnico y que, a fecha de 2026, sigue pendiente de publicación. Un despacho de abogados que factura a empresas debe tener el sistema listo antes de que ese conteo empiece a correr, no después.

Por qué varía el proceso de digitalización según el despacho

No todos los despachos digitalizan la facturación desde el mismo punto de partida. Estos factores cambian cuánto trabajo hay por delante:

• Volumen de facturas mensuales. Un despacho que emite quince facturas al mes migra en días; uno que emite doscientas necesita revisar series y numeración antes de mover nada.
• Modelo de cobro. Facturar por iguala, por cuota litis o por horas genera series y conceptos distintos que hay que mapear antes de automatizar.
• Trabajo con procuradores. Si el despacho repercute provisión de fondos o suplidos de procurador, esas partidas tienen que separarse en la factura, no mezclarse con honorarios.
• Sistema de contabilidad actual. Un despacho que ya lleva la contabilidad en una hoja de cálculo tiene más trabajo de migración que uno que parte de cero.
• Número de sedes o socios. Más de una sede implica coordinar series de numeración únicas para no duplicar folios entre oficinas.
• Turno de oficio o facturación pública. Estas facturas siguen plazos de cobro distintos y conviene separarlas de la facturación privada desde el primer día.

Factura y aplica Verifactu desde el expediente

Cada factura nace del expediente, con registro Verifactu y conservación automática.

[Ver software de facturación](/blog/software-de-facturacion-electronica-para-despachos-de-abogados)

¿Verifactu es obligatorio para abogados autónomos?

Sí, el Real Decreto 1007/2023 alcanza a cualquier profesional que emita facturas sujetas al Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas o al Impuesto de Sociedades, incluidos los abogados que ejercen como autónomos. El registro de facturación con huella se exige desde que el reglamento entró en vigor en abril de 2026, sin excepción por tamaño del despacho.

¿Qué pasa si no conservo una factura durante los cuatro años exigidos?

El despacho queda sin poder acreditar la operación si la Agencia Tributaria la requiere dentro del plazo de prescripción del artículo 66 LGT, que es de cuatro años. La falta del registro de facturación asociado, no solo del PDF, es lo que genera el problema en una comprobación.

¿La factura electrónica B2B afecta a los despachos de abogados pequeños?

Sí, en la medida en que facturen a otras empresas o profesionales: el artículo 12 de la Ley 18/2022 no distingue por sector, solo por volumen de facturación. Un despacho pequeño que no supere los ocho millones de euros anuales entra en el plazo de veinticuatro meses, no en el de doce.

Para despachos que además llevan la contabilidad interna, conviene revisar cómo integrar tu software legal con herramientas de contabilidad antes de que el plazo de factura electrónica empiece a correr.

Una última cosa

El error más frecuente no es técnico, es de calendario: el despacho migra la facturación cuando ya ha entrado en vigor el reglamento, en lugar de antes. El Real Decreto 1007/2023 lleva en vigor desde abril de 2026 y el plazo de conservación de cuatro años del artículo 66 LGT corre desde la primera factura emitida bajo el sistema nuevo, no desde que decides digitalizar. Cuanto antes centralices la emisión en el expediente, antes empieza a correr ese plazo a tu favor.

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