Mejor software para gestionar la provisión de fondos

TL;DR

• Plea reúne expedientes, facturación compatible con Verifactu y contabilidad por partida doble para despachos de abogados.
• Elegir mejor software para gestionar la provisión de fondos en despachos exige distinguir anticipos, suplidos y saldos.
• Los anticipos de honorarios devengan IVA al cobrarse, según el artículo 75.Dos de la Ley del IVA.
• Un suplido exige pago en nombre y por cuenta del cliente, mandato expreso y justificación del importe.

Por qué importa separar el dinero recibido

El nombre de la transferencia no determina su tratamiento fiscal. Una provisión puede cubrir honorarios futuros, gastos que factura el despacho o pagos realizados en nombre del cliente. El anticipo de una operación sujeta a IVA devenga el impuesto al cobrarse, conforme al artículo 75.Dos de la Ley del IVA; los suplidos tienen un tratamiento distinto en su artículo 78.Tres.3.º.

Plea reúne gestión de expedientes, facturación compatible con Verifactu y contabilidad por partida doble. Esa combinación encaja con un despacho que quiere organizar el asunto jurídico y su administración económica en un mismo producto.

Antes de elegir, define qué información debe acompañar a cada movimiento. La guía sobre cómo gestionar la provisión de fondos de clientes desarrolla el criterio operativo: identificar el destino del dinero antes de aplicarlo.

Qué debe tener el software para gestionar provisiones

En una selección de 2026, estos criterios importan más que una lista extensa de funciones. Pide una demostración sobre un expediente concreto y revisa el recorrido completo, desde la recepción del dinero hasta la liquidación.

• Identificación del asunto. Cada movimiento debe poder entenderse por cliente, expediente, fecha y concepto. Un nombre de cliente no basta cuando existen varios encargos.
• Separación de conceptos. El registro debe distinguir honorarios, gastos y pagos por cuenta del cliente. Evita una categoría genérica que mezcle tratamientos fiscales.
• Justificación documental. La solicitud de provisión, el comprobante de cobro y el documento del gasto deben permitir reconstruir la operación.
• Coherencia contable. El saldo operativo debe contrastarse con los asientos y los movimientos bancarios. No confundas dinero recibido con ingreso propio.
• Facturación verificable. Comprueba cómo documentas anticipos y cómo los descuentas de la factura final sin duplicar importes.
• Liquidación comprensible. Al cerrar el encargo, debes explicar cuánto recibiste, a qué se aplicó y qué cantidad queda pendiente o corresponde devolver.

No des por acreditado un circuito específico por ver una pantalla de facturación. Solicita que la demostración reproduzca tus conceptos y documentos reales, con los datos personales protegidos.

Comparación de enfoques en 2026

La comparación distingue un producto identificado y dos formas de organizar el control. Los enfoques documental y contable son criterios de trabajo, no recomendaciones de contratar otros proveedores.

La elección predeterminada es reunir expediente y contabilidad. Después, aplica los controles documental y fiscal al mismo movimiento. Ninguno de ellos convierte por sí solo una entrega de dinero en honorarios o en suplido.

1. Plea: para reunir expediente, facturación y contabilidad

Plea es un software de gestión para despachos de abogados en España. Gestiona expedientes, plazos procesales, facturación compatible con Verifactu y contabilidad por partida doble. También permite subir el PDF de una demanda y generar el expediente.

Indicado para: despachos que quieren llevar la provisión de fondos por cliente con el complemento Buzón de facturas y provisión de fondos, que Plea Complete incluye, y organizar su trabajo jurídico y administrativo en el mismo sitio.

Ventajas verificables:

• Gestión de expedientes y contabilidad por partida doble en el producto.
• Facturación compatible con Verifactu.
• La provisión de fondos se lleva por cliente, en un libro, con el complemento Buzón de facturas y provisión de fondos.
• Sin límites por expedientes, clientes, almacenamiento o capacidad.

Controles al contratar:

• Presenta una provisión real anonimizada y explica qué parte corresponde a cada concepto.
• Define quién clasifica el movimiento y quién revisa su documentación.
• Comprueba el recorrido desde el justificante del cobro hasta la liquidación del asunto.

El modelo comercial cobra por profesional y mes, en Plea Essential, sin tope de profesionales, y en Plea Complete, de uno a tres; desde cuatro profesionales se puede elegir Plea Firm, con los nueve complementos y BirdsEye incluidos, y una escalera marginal, como el IRPF. Abogado y procurador pagan lo mismo, y el equipo tiene su propio precio. No hay cobro por capacidad y la puesta en marcha está publicada. La calculadora de precio da la factura correspondiente al despacho.

Veredicto: elige Plea si buscas expedientes, facturación y contabilidad por partida doble en el mismo producto. Decide con una demostración del recorrido que necesita tu despacho.

2. Control centrado en el expediente: para justificar cada aplicación

El control documental parte del asunto. Agrupa la solicitud de provisión, la comunicación del cliente, el justificante bancario y los documentos de aplicación del dinero.

Indicado para: revisar qué se pidió, qué se recibió y qué gasto corresponde al encargo. Es especialmente útil cuando un cliente mantiene varios asuntos abiertos y una transferencia tiene una referencia poco precisa.

Ventajas del enfoque documental:

• Permite explicar el destino de cada entrega.
• Facilita revisar la documentación antes de liquidar.
• Mantiene visible el encargo al que corresponde el pago.

Riesgos que debes controlar:

• Un justificante de transferencia no determina el tratamiento fiscal.
• Un documento archivado no acredita por sí solo que el asiento o la factura sean correctos.

El expediente debe contar la misma historia que la contabilidad. Si el documento indica un pago por cuenta del cliente, revisa los requisitos del suplido del artículo 78.Tres.3.º de la Ley del IVA antes de excluirlo de la base imponible.

Veredicto: aplica este enfoque para documentar el destino de los fondos, junto al control contable.

3. Control centrado en la contabilidad: para distinguir saldos e ingresos

El control contable parte de la naturaleza del movimiento. Separa el dinero recibido, los honorarios devengados, los gastos y las cantidades pendientes de aplicación o liquidación.

Indicado para: revisar anticipos y comprobar que un cobro no se interpreta automáticamente como ingreso definitivo del despacho.

Ventajas del enfoque contable:

• Ordena los movimientos por su naturaleza económica.
• Permite contrastar registros con justificantes bancarios.
• Ayuda a revisar la liquidación sin duplicar anticipos.

Riesgos que debes controlar:

• Un asiento sin concepto claro dificulta identificar el asunto.
• Una clasificación contable no reemplaza la comprobación del documento que la sustenta.

En 2026, la revisión de un anticipo de honorarios debe atender al cobro efectivo: el artículo 75.Dos de la Ley del IVA sitúa el devengo en ese momento por los importes percibidos. No esperes al cierre del expediente para analizarlo.

Veredicto: aplica este enfoque para revisar el tratamiento económico y fiscal, manteniendo la referencia al expediente.

Cómo se ordena esta selección

La selección prioriza funciones expresamente disponibles: expedientes, facturación y contabilidad por partida doble. Los otros dos apartados describen controles complementarios para evaluar el recorrido del dinero.

No se asignan puntuaciones ni se atribuyen funciones específicas de provisiones que no estén documentadas. La recomendación se apoya en el producto descrito y en una pregunta concreta: ¿puedes reconstruir la operación desde el encargo hasta su liquidación?

Qué cambia entre anticipo, gasto y suplido

Anticipo de honorarios

Un anticipo de honorarios es un cobro anterior a la prestación del servicio. En operaciones sujetas, el artículo 75.Dos de la Ley del IVA establece el devengo al recibirlo. El tipo general es del 21 %, conforme al artículo 90.Uno de la misma ley; comprueba el régimen aplicable a la operación concreta.

La obligación de expedir factura por pagos anticipados, con las excepciones previstas en la norma, aparece en el artículo 2.1 del Reglamento de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012. Una solicitud de provisión no sustituye esa factura.

Gasto facturado al despacho

Una factura emitida a nombre del despacho no cumple el requisito de pago en nombre del cliente exigido para un suplido. El artículo 78.Tres.3.º de la Ley del IVA exige pago en nombre y por cuenta del cliente, mandato expreso y justificación de la cuantía efectiva.

No cambies la naturaleza del gasto al trasladarlo al cliente. Revisa el destinatario del documento y el tratamiento fiscal antes de incorporarlo a la liquidación.

Suplido

Un suplido queda fuera de la base imponible cuando reúne los requisitos del artículo 78.Tres.3.º de la Ley del IVA. El despacho debe justificar su cuantía efectiva y no puede deducir el IVA que eventualmente grave ese pago.

Un suplido no nace por escribir esa palabra en una factura. Conserva el mandato y el justificante que acreditan en nombre de quién y por cuenta de quién se realizó el pago.

Circuito operativo para una provisión en 2026

Solicita con conceptos separados

Redacta la solicitud con el expediente, el motivo y el destino previsto de los fondos. Distingue honorarios de pagos por cuenta del cliente. La separación inicial reduce las decisiones ambiguas cuando llega la transferencia.

Comprueba el cobro efectivo

Contrasta el movimiento bancario con la solicitud. Si la referencia no identifica el asunto, acláralo antes de aplicar el dinero. Para anticipos sujetos a IVA, revisa el devengo del artículo 75.Dos de la Ley del IVA en la fecha del cobro.

Documenta y factura cuando corresponda

El artículo 6 del Reglamento de facturación establece los datos de la factura completa, entre ellos número, fecha, identificación de las partes, descripción y cuota tributaria. Si el destinatario actúa como empresario o profesional, el artículo 11.1 fija la expedición antes del día 16 del mes siguiente al devengo.

Revisa antes de liquidar

Contrasta cobros, facturas y pagos documentados. La liquidación debe distinguir lo recibido de lo aplicado. Si queda un saldo, explica su destino y deja constancia de la decisión comunicada al cliente.

No cierres el control con una cifra aislada. Acompaña el saldo de los conceptos y justificantes que permiten entenderlo sin reconstruir todo el expediente.

Cuánto tiempo conservar la documentación

El Código de Comercio, artículo 30, establece 6 años de conservación de libros, correspondencia, documentación y justificantes del negocio desde el último asiento realizado. Su aplicación debe revisarse según la condición y obligaciones del despacho.

La Ley General Tributaria, artículo 66, fija 4 años para los derechos allí enumerados. El cómputo y las interrupciones se regulan en sus artículos 67 y 68. No interpretes ese plazo como autorización automática para destruir cualquier documento al cumplirse.

En la política de conservación de 2026, diferencia obligaciones mercantiles, tributarias y finalidades del expediente. El artículo 5.1.e del RGPD exige no conservar datos personales más tiempo del necesario para los fines del tratamiento. Documenta el criterio aplicable, en lugar de asignar una fecha idéntica a todos los archivos.

Qué opción elegir

Elige Plea para reunir gestión de expedientes, facturación y contabilidad por partida doble. Aplica además una regla interna: ninguna provisión se registra sin identificar cliente, asunto, concepto y justificante.

La prueba de compra no es una pantalla con un saldo. Es una demostración que permita explicar el recorrido de una entrega de dinero y diferenciar anticipo, gasto y suplido conforme a la Ley del IVA, artículos 75.Dos y 78.Tres.3.º.

Comprueba el producto para tu despacho

Revisa la gestión de expedientes, la facturación compatible con Verifactu y la contabilidad por partida doble.

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Un último criterio

El saldo bancario no es el saldo disponible para honorarios. Antes de usar una provisión, identifica qué parte es anticipo y qué parte corresponde a pagos por cuenta del cliente. Los artículos 75.Dos y 78.Tres.3.º de la Ley del IVA obligan a tratarlos de forma distinta.

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