Software para despachos especializados en igualdad y diversidad

TL;DR

• El software despachos igualdad y diversidad de Plea une plan de igualdad, registro retributivo y expediente judicial en un solo lugar.
• El plan de igualdad tiene vigencia máxima de cuatro años según el artículo 9 del RD 901/2020: sin recordatorio, caduca sin aviso.
• Las infracciones muy graves en igualdad prescriben a los tres años, artículo 4.1 del RDL 5/2000, y el expediente debe guardar esa prueba.
• Plea registra las notificaciones LexNet dentro del expediente y cobra por profesional y mes, no por número de expedientes de igualdad que lleves.

50 trabajadores

Umbral de plan de igualdad obligatorio

4 años

Vigencia máxima del plan de igualdad

3 años

Prescripción de infracciones muy graves

12 meses

Plazo para medidas LGTBI, Ley 4/2023

Por qué el software de gestión importa para despachos de igualdad y diversidad

Un despacho de igualdad y diversidad no lleva expedientes sueltos: lleva calendarios. El artículo 2 del RD 901/2020 obliga a negociar plan de igualdad a las empresas de 50 o más personas trabajadoras, y cada plan tiene una vigencia máxima de cuatro años, artículo 9 del mismo real decreto. Si el despacho lleva quince planes de igualdad de clientes distintos en 2026, quince fechas de caducidad conviven en el mismo trimestre.

A eso se suma el registro retributivo, obligatorio para cualquier empresa desde la entrada en vigor del RD 902/2020, y los litigios de discriminación que sí llegan a juzgado, con registro de notificaciones LexNet dentro del expediente y plazos que corren desde el momento en que el letrado accede con su certificado. Ningún Excel avisa quince días antes de que un plan caduque.

1. Diagnostica cuántos expedientes de igualdad lleva el despacho

• Separa planes de igualdad negociados, protocolos de acoso activos, registros retributivos entregados y litigios de discriminación abiertos.
• Clasifica cada expediente por fecha de negociación y por empresa cliente.
• Anota si el cliente tiene 50, 100 o 150 personas trabajadoras, porque el umbral cambia la obligación.
• Revisa qué planes llevan más de tres años de vigencia y necesitan renegociarse antes del cuarto.

2. Organiza los plazos de negociación y vigencia de los planes de igualdad

• Lleva una agenda compartida con fecha de inicio de negociación, fecha de registro en REGCON y fecha de caducidad a los cuatro años.
• Fija alertas dos meses antes de que expire cada plan (art. 9 RD 901/2020) para reabrir la negociación sin dejar al cliente sin cobertura en 2026.
• Separa el calendario del diagnóstico de igualdad del calendario judicial, porque comparten cliente pero no plazo procesal.

Aquí entra el expediente digital: guarda la fecha de negociación y la fecha de vigencia del plan, y el aviso aparece dentro del propio expediente sin depender de una hoja aparte.

3. Centraliza el registro retributivo y las auditorías salariales

• Reúne las tablas salariales desagregadas por sexo y por grupo profesional que exige el RD 902/2020.
• Adjunta el diagnóstico de brecha salarial al expediente del plan de igualdad, no a una carpeta separada del área laboral.
• Documenta la fecha de entrega del registro retributivo a la representación legal de las personas trabajadoras.

En Plea el registro retributivo se sube al expediente del cliente igual que cualquier otro documento del plan, sin cambiar de aplicación ni de pestaña.

4. Digitaliza los protocolos de acoso y las medidas LGTBI

• Guarda el protocolo de acoso sexual y por razón de sexo que exige el artículo 48 de la Ley Orgánica 3/2007 junto con la fecha de comunicación a la plantilla.
• Para clientes con 50 o más personas trabajadoras, registra las medidas planificadas y negociadas para personas LGTBI que exige el artículo 15 de la Ley 4/2023, con un plazo de doce meses desde su entrada en vigor.
• Vincula cada denuncia de acoso al expediente del cliente con fecha de apertura y fecha de resolución.

5. Automatiza la facturación cuando cobras por iguala o por hora

• Separa clientes que pagan iguala mensual de clientes que facturan por hora de asesoramiento puntual.
• Factura con Verifactu desde el propio expediente, sin exportar datos a otro programa.
• Revisa cada mes qué igualas incluyen renovación de plan de igualdad y cuáles no, para no facturar de más ni de menos.

El detalle de la facturación por igualas se organiza igual que cualquier otro modelo de cobro recurrente del despacho.

6. Controla los plazos de prescripción de infracciones y reclamaciones

• Anota la fecha del hecho discriminatorio, no solo la fecha de la denuncia.
• Las infracciones muy graves en materia de igualdad prescriben a los tres años, artículo 4.1 del RDL 5/2000, texto refundido de la LISOS: sin esa fecha exacta el expediente pierde el plazo.
• Separa el plazo administrativo sancionador del plazo civil de reclamación del cliente.

Revisa cómo organizar el software de gestión de plazos de prescripción cuando el despacho lleva varios expedientes con fechas de hecho distintas.

7. Deja rastro de cada notificación LexNet en litigios de discriminación

• Registra la fecha y hora exactas en que el letrado accede a LexNet con su certificado, porque el plazo procesal corre desde ahí.
• Vincula la notificación al expediente del cliente en lugar de guardarla en el correo del despacho.
• Revisa un listado de cumplimiento normativo antes de cerrar cada expediente de igualdad, sin saltarte el registro retributivo ni el protocolo de acoso.

Opciones para gestionar expedientes de igualdad y diversidad

Plea encaja cuando el despacho necesita un expediente único para el plan de igualdad, el registro retributivo y el litigio de discriminación del mismo cliente en 2026.

El modelo de Plea no cobra por número de expedientes de igualdad ni por clientes gestionados: cobra por profesional y mes, con el mismo importe para el abogado y para el procurador, en Plea Essential, sin tope de profesionales, y en Plea Complete, de uno a tres; desde cuatro profesionales se puede elegir Plea Firm, con los nueve complementos y BirdsEye incluidos, y una escalera marginal. El equipo tiene su propio precio. Plea Essential incluye expedientes, plazos, documentos, agenda y la IA que lee lo que entra; los nueve complementos se contratan sueltos y Plea Complete los incluye todos. La puesta en marcha se publica en la página de precios, y la factura exacta de cada despacho sale de la calculadora de precio.

Errores frecuentes de los despachos especializados en igualdad y diversidad

• Guardar el registro retributivo en una carpeta distinta al expediente del plan de igualdad, cuando el RD 902/2020 exige poder mostrarlos juntos ante la representación legal de las personas trabajadoras.
• Dejar pasar la vigencia de cuatro años del plan de igualdad, artículo 9 del RD 901/2020, sin haber abierto la renegociación con dos meses de margen.
• Confundir el plazo de prescripción de infracciones muy graves, tres años según el artículo 4.1 del RDL 5/2000, con el plazo de reclamación civil del cliente.
• No dejar constancia de la hora exacta de acceso a LexNet en un litigio de discriminación, perdiendo el control del plazo procesal.
• Aplicar las medidas LGTBI de la Ley 4/2023 solo a partir de 50 personas trabajadoras sin revisar si el convenio colectivo del cliente baja ese umbral en 2026.

Centraliza los expedientes de igualdad en Plea

Un expediente por cliente para plan de igualdad, registro retributivo y litigios.

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Una última cosa

El margen de dos meses antes de la caducidad del plan de igualdad no está escrito en ninguna norma: es el tiempo real que necesita una comisión negociadora para cerrar un nuevo plan sin dejar al cliente sin cobertura. Ponlo como alerta dentro del expediente en 2026, no en el calendario personal del socio responsable.

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